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Ein neue Empfängerliste anlegen

Eine neue Liste anlegen
Listenname und Beschreibung
Emailadresse, Absender und Zeichensatz
Posteingangsserver - IMAP & POP3

Einstellungen für eingehende Nachrichten
Postausgangsserver - SMTP
Auswahl der Listenart
Zugriff auf eine externe Empfängerdatenbank



Eine neue Liste anlegen

Nach der Installation der Software fordert das Programm Sie auf, Ihre erste Empfängerliste anzulegen. Wählen Sie im Hauptfenster die Option „Neue Empfängerliste“. Es öffnet sich ein kleines Fenster … dieser Assistent hilft nun bei der Erstellung einer neuen Liste.

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Listenname und Beschreibung

Geben Sie eine Namen für die Liste sowie auf Wunsch eine zusätzliche Beschreibung ein. Der Name und die Beschreibung sind nach aussen nicht sichtbar. Klicken Sie dann auf „Weiter“.

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Emailadresse, Absender und Zeichensatz

Überdie hier vergebene Emailadresse ist die Empfängerliste von aussen erreichbar, z.B. für Neueintragungen oder Austragungen. WICHTIG: Damit Emails der richtigen Liste zugeordnet werden können, sollten Sie UNBEDINGT für jede Liste eine eigene Emailadresse verwenden.Der Absender erscheint bei Empfänger in der VON-Zeile der Nachricht.

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Posteingangsserver - IMAP & POP3

Soll das Programm Nachrichten empfangen können, so muss hier ein Posteingangsserver festgelegt werden. Geben Sie die entsprechenden Zugangsdaten für Ihren Server ein und überprüfen Sie diese mit der "Login testen" - Funktion.

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Einstellungen für eingehende Nachrichten

Wenn ankommende Nachrichten von der Software bearbeitet werden sollen, muss hier die entsprechende Option aktiviert werden. Gleichzeitig können Sie hier die beiden Schlüsselwörter für die Ein- und Austragung per Email festlegen.

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Postausgangsserver - SMTP

Ein Postausgangsserver muss in jedem Fall festgelegt werden, damit Nachrichten versendet werden können. WICHTIG: Überprüfen Sie hier alle Einstellungen gründlich. 

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Auswahl der Listenart

Auf dem nächsten Fenster erscheint die wichtige Festlegung der gewünschten Listenart. Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung nicht mehr verändert werden kann. MailList Controller bietet drei Arten von Empfängerlisten an …

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Von MailList Controller verwaltete Listen

Hier speichert das Programm alle vorhandenen Daten des Empfängers (Emailadresse und weitere Angaben wie z.B. Vor- und Zuname) in einer programminternen Datenbank ab. Wenn Sie diesen Listentyp ausgewählt haben, ist die Erstellung einer neuen Empfängerliste damit abgeschlossen.


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Zugriff auf eine Datenbank, die vor Ort auf einem PC oder Server liegt

Hier greift MailList Controller auf eine bereits vorhandene Datenbank zu, z.B. eine Kundendatenbank. Diese Datenbank befindet sich auf Ihrem PC oder einem anderen Computer im lokalen Netzwerk. Alle Zugriffe erfolgen nur lesend, d.h. die Originaldatenbank wird durch MailList Controller keinesfalls verändert. Für den Zugriff auf diese Datenbank muss der entsprechende ODBC - Treiber installiert sein.


screen Zugriff auf eine Datenbank, die sich auf einem Web - Server im Internet befindet

Auch hier greift MailList Controller auf eine bereits vorhandene Datenbank zu. Diese liegt allerdings im Internet z.B. auf Ihrem Webserver. Alle Zugriffe erfolgen nur lesend, d.h. die Originaldatenbank wird durch MailList Controller keinesfalls verändert. Für den Zugriff auf diese Datenbank muss der entsprechende ODBC - Treiber installiert sein.

Im weiten wird die Konfiguration für den Zugriff auf eine externe Datenbank erläutert ...


Zugriff auf eine externe Empfängerdatenbank

Erst beim Versand einer Nachricht oder bei der Anzeige aller Empfänger greift MailList Controller in Echtzeit auf die Datenbank zu und ermittelt die notwendigen Angaben. Auch hier können Sie bis zu 15 Felder für die Personalisierung von Nachrichten festlegen. Und auch diese Werte werden für den Versand in Echtzeit aus der verküpften Datenbank gelesen.

Ein Nachteil dieser Referenzierung ist, dass sich Personen NICHT selbst in die Liste eintragen können. MailList Controller schreibt aus Sicherheitsgründen nicht in die Datenbank, damit die Ursprungsdatenbank unverändert bleibt.

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Wählen Sie nun auf dem nächsten Fenster die Datenbank aus, auf die MailList Controllerverweisen soll. Unterstützt werden die Datenbank- formate Microsoft Access, Microsoft Excel sowie alle ODBC – kompatiblen Datenbankformate.

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Der Verbindungsstring kann bei Bedarf bearbeitet und abgeändert werden (Option „Expert Mode“). Klicken Sie auf „Weiter“, nachdem Sie die Datenbank ausgewählt haben.

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Im oberen Bereich werden alle Tabellen der Datenquelle aufgelistet. Wählen Sie die Tabelle aus, die die gewünschten Datensätze enthält. Daraufhin werden im unteren Bereich alle enthaltenen Datensätze und einige Beispieldaten zur besseren Kontrolle angezeigt. Klicken Sie auf „Weiter“. Im nächsten Schritt müssen Sie einen Datensatz als Quelle für die Emailadresse auswählen. Diese Daten verwendet MailList Controller dann als Empfängeradresse. Klicken Sie zuerst den entsprechenden Datensatz an und dann den Button „Ausgewähltes Feld als Quelle ...“. 

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Damit ist dieser Datensatz der Emailadresse zugeordnet. Klicken Sie dann auf "Weiter".  Im nächsten Schritt können Sie auf Wunsch noch weitere Datenfelder übernehmen. Alle ausgewählten Felder sind danach in Ihrer Empfängerliste verfügbar und können dann z.B. für die Personalisierung verwendet werden.

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Klicken Sie dazu das gewünschte Feld an und dann auf den Pfeil unter "Hinzufügen". Das ausgewählte Feld wird daraufhin mit übernommen.

Abschliessend finden Sie nochmals eine Komplettübersicht über alle vorgenommenen Einstellungen. Wenn alles in Ordnung ist, können Sie mit "Fertig stellen" die neue Liste erzeugen. Sollte es im Zusammenhang mit Microsoft Office zu Problemen kommen, kann dies an nicht aktuellen ODBC – Treibern liegen. Installieren Sie in diesem Fall die neuesten Treiber.


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