Grundsätzliche Informationen zur Newsletter Software

Die Programmoberfläche im Überblick

Zur besseren Übersicht und Kontrolle ist MailList Controller in folgende Bestandteile aufgegliedert …

• das Hauptfenster
  ... öffnet sich nach dem Programmstart und zeigt auf mehreren Karteireitern alle vorhandenen Empfängerlisten, Nachrichtenentwürfe, Sendeaufgaben und Sendeberichte sowie weitere Statuswerte.
  

• der Nachrichten – Editor
  ... dient zur Erstellung und Bearbeitung von Nachrichten und Newslettern. Der Editor öffnet sich durch einen Klick auf „Neue Nachricht“ im Hauptfenster.
  

• die Empfängerverwaltung
  ... in diesem Fenster werden alle Mitglieder einer Empfängerliste übersichtlich aufgelistet. Hier können auch Empfänger importiert, exportiert oder bearbeitet werden. Klicken Sie zum Öffnen dieser Übersicht im Hauptfenster doppelt auf die entsprechende Liste.
  

• der Mailservice
  ... empfängt und versendet alle Nachrichten und hat keine eigene Programmoberfläche, denn er ist ein sogenannter Windows–Dienst. Er arbeitet unsichtbar im Hintergrund (wie z.B. auch eine Antiviren-Software) und wird dann aktiv, wenn Nachrichten empfangen oder versendet werden sollen. Warum muss der Mailservice als Windows-Dienst betrieben werden? ... normale Programme können nur ausgeführt werden, wenn ein Benutzer am Computer angemeldet ist. Windows-Dienste können auch ohne Anmeldung aktiv sein, z.B. auf einem Server. Damit ständig Nachrichten empfangen und verschickt werden können, wird der Mailservice als Dienst betrieben.
  Der Mailservice wird entweder über die Programmoberfläche oder durch das kleine Symbol in der Taskleiste gesteuert.

Das Hauptfenster mit Listenübersicht, Sendeaufgaben, Sendeberichten

Nach dem Programmstart sehen Sie folgenden Bildschirm. Er ist in drei Bereiche unterteilt. Die grossen Schaltflächen im oberen Bereich dienen zum Umschalten der Hauptfunktionbereiche, die den mittleren Bereich des Fenstes einnehmen. Unten befinden sich mehrere Schaltflächen für verschiedenen Funktionen sowie eine grosse Statusanzeige. Der Editor zur Nachrichtenerstellung und die Auflistung aller Mitglieder einer Empfängerliste werden aus Gründen der Übersichtlichkeit und Platzbedarf in separaten Fenstern dargestellt.

Eine detailierte Betrachtung der einzelnen Fensterbereiche ...

1. Auflistung aller vorhandenen Empfängerlisten

2. Detailinformationen zur ausgewählten Liste (Liste muss dazu anklickt werden)

3. Bearbeitungsmöglichkeiten der Liste (Liste muss dazu durch Klick ausgewählt sein)

4. Schaltflächen zum Wechsel der Funktionsbereiche

5. Schaltflächen für verschiedene Programmoptionen (z.B. Mailservice - Steuerung)

6. Informationen über aktuelle Programmaktivitäten

Die einzelnen Karteireiter in der Übersicht ...

• Empfängerlisten
  zeigt eine Auflistung aller vorhandenen Listen (die Anzahl an Empfängerlisten ist in der Free Edition auf eine beschränkt)

• Ausgehende Nachrichten
  zeigt eine Auflistung aller vorbereiteten Nachrichten, die versendet werden sollen

• Gesendete Nachrichten 
  zeigt eine Auflistung aller bereits verschickten Nachrichten

• Eingehende Nachrichten
  Nachrichtenstatus für alle vorhandenen Empfängerlisten

• Externe Sendekonten
  Auflistung aller vorhandenen Sendekonten, über die Personen Nachrichten an eine Liste versenden dürfen.

• Nachrichten - Entwürfe 
  Anzeige aller vorhandenen Nachrichtenentwürfe

Editor zum Erstellen von HTML- und Textnachrichten

Klicken Sie im Hauptfenster auf „Neue Nachricht“, um den Editor zu starten. Mit dem Editor können Nachrichten im HTML-Format (Webseiten mit Grafiken und verschiedenen Schriftarten) und als reine Textnachrichten erstellt werden. 

Alle erstellten Nachrichten können als Vorlagen und Entwürfe abgespeichert und später erneut verwendet und bearbeitet werden. Nach dem Start des Editors öffnet sich automatisch der Karteireiter für den HTML-Teil der Nachricht.

Die Schaltknöpfe in der oberen Reihe (1) bieten folgende Möglichkeiten:

• Neue Nachricht 
  beginnt mit einem leeren Entwurfsfenster für eine neue Nachricht

• Vorlagen
  öffnet das Auswahlfenster für die mitgelieferten Designvorlagen

• Öffnen
  zeigt alle gespeicherten Nachrichtenentwürfe an

• Speichern
  speichert die erstellte Nachricht mit allen Informationen ab

• Speichern & Ende
  speichert die Nachricht mit allen Einstellungen und beendet den Editor

• Dateianhang
  öffnet eine Auswahlbox, um eine oder mehrere Dateien auszuwählen, die mit der Email verschickt werden soll(en)

• Email testen
  erlaubt den Versand einer Nachricht an eine beliebige Emailadresse. So kann überprüft werden, ob die erstellte Nachricht inhaltlich und optisch korrekt ist.

• Email versenden
  die Nachricht wird für den Versand vorbereitet. Datum und Uhrzeit des Versands können hier festgelegt werden.

• Anleitung
  öffnet diese Bedienungsanleitung
  
  

Mit dem Drop-Down Menü (2) können Sie aus allen vorhandenen Listen die gewünschte Zielliste für die Nachricht auswählen.

Im grossen Eingabebereich (3) auf dem Karteireiter „HTML – Entwurf“ können Sie Ihre Nachricht entwerfen oder auch eine vorhandene HTML-Seite importieren und diese weiter bearbeiten. Sollten die Bearbeitungsmöglichkeiten nicht ausreichen, können Sie den Entwurf auch mit Ihrem gewohnten Webeditor bearbeiten, ohne dass Sie Ihre Arbeit mit MaiList Controller beenden müssen. 

Klicken Sie dazu auf den Punkt „Mit externem HTML Editor öffnen“. Der Entwurf wird darauf hin mit dem entsprechenden Editor geöffnet. Bearbeiten Sie nun hier den Entwurf und speichern Sie ihn am Ende ab (ohne den Namen zu ändern). Schliessen Sie nun den Webeditor und klicken Sie dann in dem kleinen Fenster auf den Button „Jetzt aktualisieren“. Der Entwurf wird dann vom MailList Controller Editor automatisch neu eingelesen und alle vorgenommenen Änderungen werden übernommen.

Bitte beachten Sie, dass Nachrichten im HTML – Format von Emailprogrammen aus Sicherheitsgründen oft gar nicht oder nur unvollständige dargestellt werden. Sie können deshalb vorsichtshalber die Nachricht auch in reiner Textform mitsenden. Klicken Sie dazu auf den Karteireiter „Nur Text“ und dort auf den Punkt „Text aus dem HTML-Entwurf verwenden“.

MaillList Controller übernimmt dann automatisch den gesamten Text aus dem HTML-Entwurf. Die Schaltflächen (4) dienen zur Personalisierung der Nachricht. Wählen Sie zuerst mit dem Drop-Down Menü „Feld“ das gewünschte Datenbankfeld aus. Dieses Feld kann nun wahlweise in den Entwurf eingefügt werden („Feld in Text einfügen“) oder in die Nachrichtenzeile An (Feld in „An“ einfügen) oder auch in die Betreff – Zeile der Email („Feld in Betreff einfügen“). Alle Schaltflächen (5) dienen zur Bearbeitung des Entwurfs. Genauere Informationen zum Editor finden Sie in Kapitel 5 – „Nachrichten - Erstellung und Verwaltung“.

Empfängerverwaltung zur Anzeige aller Mitglieder einer Liste

Damit alle Empfänger und deren Daten übersichtlich dargestellt werden können, zeigt MailList Controller alle Angaben in einem extra Fenster an. Durch einen Doppelklick auf eine Liste im Hauptfenster (Karteireiter „Empfängerlisten“) öffnet sich die Empfängerverwaltung für diese Liste in einem neuen Fenster.

Hier werden alle Mitglieder der Liste tabellarisch angezeigt. Um die Bildschirm - Anzeige zu beschleunigen, werden jeweils nur 1000 Empfänger gleichzeitig aufgelistet. Sollte die Liste mehr als 1000 Personen enthalten, können Sie mit den Pfeiltasten „Weiter“ und „Zurück“ zum nächsten 1000er Bereich weiterschalten.

Die Empfängerverwaltung bietet etliche Möglichkeiten, um alle Empfänger einer Liste zu sichten und zu bearbeiten. Die Schaltknöpfe in der oberen Reihe (1) bieten folgende Möglichkeiten:

• Erste 1000
  zeigt die ersten 1000 Empfänger der Liste an

• Vorherige 1000
  zeigt die vorhergehenden 1000 Empfänger in der Liste an

• Nächste 1000
  zeigt die nächsten 1000 Empfänger innerhalb der Liste an

• Hinzufügen
  fügt einen Empfänger zur Liste hinzu

• Bearbeiten
  die Daten des ausgewählten Empfängers können gezielt bearbeitet werden

• Löschen 
  entfernt den ausgewählten Empfänger aus der Liste

• Import
  Möglichkeit, mehrere Empfänger aus einer Datenquelle zu importieren

• Export
  exportiert Empfänger in eine externe Datenbank

• Anleitung
  öffnet diese Bedieungungsanleitung
  

Die Karteireiter (2) bieten folgende Möglichkeiten:

• Alle Empfänger
  zeigt alle Empfänger der Liste an

• Aktive Empfänger 
  zeigt alle Empfänger an, die eine Nachricht erhalten

• Ausgetragene Empfänger
  zeigt alle ehemaligen Empfänger an, die nicht mehr aktiv sind

• Unzustellbare Empfänger
  zeigt alle Empfänger an, die unter der angegebenen Emailadresse nicht mehr erreichbar sind

• Unbestätigte Empfänger 
  zeigt alle Empfänger, die sich per Double Opt In eingetragen, ihre Daten aber noch nicht bestätigt haben.
  

Die Reihenfolge der Auflistung kann jederzeit verändert werden. Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil (3) , um alle Empfänger alphabetisch umgekehrt aufzulisten.

Die Reihenfolge können Sie immer nur für die Spalte ändern, die gerade aktiv ist … hier z.B. Emailadresse. Um eine andere Spalte auszuwählen, z.B. Status, klicken Sie einfach auf die gewünschte Spaltenüberschrift. Der kleine Pfeil springt dann automatisch auf diese Spalte.

Mit der Suchfunktion (4) können Sie innerhalb der Emailadressen gezielt nach Begriffen suchen. Geben Sie den gesuchten Begriff in dem Textfeld ein und klicken Sie dann auf das kleine Start-Symbol rechts. Alle Emailadressen der Empfängerliste werden nun durchsucht und die Adressen, die den gesuchten Begriff enthalten, angezeigt. Um wieder alle Empfänger anzuzeigen, klicken Sie auf das kleine X - Symbol.

Mailservice – Anzeige und Steuerung

Der Mailservice ist eine wichtige Komponente, die alle Sende- und Empfangsaufgaben übernimmt. Ähnlich wie ein Antiviren – Programm arbeitet der Mailservice von MailList Controller dabei im Hintergrund, um ständig bereit zu sein, sobald Nachrichten empfangen oder versendet werden sollen.

Er besitzt deshalb auch keine eigene Programmoberfläche, sondern ist ein sogenannter Windows – Dienst. Der Mailservice kann jederzeit gestoppt werden. WICHTIG: Dann ist allerdings kein Empfang oder Versand von Nachrichten möglich. Klicken Sie dazu im Hauptfenster auf das Icon „Service“ im linken unteren Fensterbereich. Im rechten Bereich der Taskleiste sehen Sie zusätzlich ein kleines Icon, das den Status des Mailservice ebenfalls anzeigt.

Client / Server - Installationen

MailList Controller kann auch in einer Client / Server – Umgebung eingesetzt werden. Für den Versand und Empfang von Nachrichten ist bei MailList Controller ein eigenes Programm, der sogenannte Mailservice zuständig. Der Mailservice empfängt und versendet alle Nachrichten und hat keine eigene Programmoberfläche, denn er ist ein sogenannter Windows–Dienst. Er arbeitet unsichtbar im Hintergrund (wie z.B. auch eine Antiviren-Software) und wird dann aktiv, wenn Nachrichten empfangen oder versendet werden sollen. Das ist auch der Grund, warum der Mailservice als Windows-Dienst betrieben wird. Normale Programme können nur ausgeführt werden, wenn ein Benutzer am Computer angemeldet ist. Windows-Dienste können auch ohne Anmeldung aktiv sein und dies ist auf einem Server sehr wichtig, da hier während des Betriebs häufig kein Benutzer angemeldet ist. Damit ständig Nachrichten empfangen und verschickt werden können, wird der Mailservice als
Dienst betrieben. Dadurch ist es möglich, den Mailservice für Empfang und Versand auf einem Server und die normale Benutzeroberfläche zur Verwaltung der Empfängerlisten auf einen anderen PC zu betreiben.

Gehen Sie für eine derartige Konfiguration wie folgt vor …

1. Legen Sie ein „data“ - Verzeichnis auf dem gewünschten Netzlaufwerk an. Dieses Verzeichnis wird alle Daten der Empfängerlisten enthalten.

2. Installieren Sie MailList Controller auf dem Server. Verwenden Sie dabei die Option „Benutzerdefiniertes Setup“.

3. Wählen Sie hier als Datenverzeichnis den bei Punkt 1 erzeugten Ordner aus.

4. Wählen Sie im nächsten Schritt die Option „MailList Controller Datenbank verwenden“ aus.

5. Auf dem nächsten Fenster wählen Sie die Option „Mailservice sofort beim Starten von Windows aktivieren“. Der Service kann auf dem Server auch aktiv sein, wenn niemand angemeldet ist und so jederzeit senden und empfangen.

6. Der nächste Schritt ist sehr wichtig ! Sollte das Benutzerkonto „Lokales System“ keine Zugriffsrechte auf das ausgewählte Datenverzeichnis haben, müssen Sie nun einen authorisierten Benutzer angeben. Nur mit der entsprechenden Berechtigung kann der
   Mailservice auf die Datenbank zugreifen.

7. Klicken Sie abschliessend auf „Fertig stellen“. Die Installation auf dem Server ist damit abgeschlossen.

8. Starten Sie nun die Installation auf dem Client – PC und wählen Sie hier ebenfalls wieder „Benutzerdefiniertes Setup“.

9. Geben Sie im nächsten Schritt das vorher festgelegte Verzeichnis mit der Datenbank an. Bei der Art der Datenbank wählen Sie ebenfalls wieder „MailList Controller Datenbank verwenden“ aus. Da der Mailservice auf diesem PC nicht benötigt wird, wählen Sie jetzt die Option „Clientmodus: Den Mailservice nicht auf diesem Compter installieren“ aus. Nun ist es wiederum überaus wichtig, die richtigen Einstellungen für das verwendete Benutzerkonto vorzunehmen. Wählen Sie die Option „Mailservice mit folgenden Benutzereinstellungen ausführen“ und geben die Daten für ein Konto ein, das Zugriff auf das Laufwerk mit der ausgewählten Datenbank hat.
   
   Beenden Sie auch diese Installation mit „Fertig stellen“. Im Hauptfenster sollte nun der aktuelle Mailservice – Status für diesen PC auf Client Modus stehen. Bitte beachten Sie, dass immer nur jeweils ein Client Zugriff auf die anderweitig installierte Empfängerdatenbank hat. Ein gleichzeitiger Zugriff von mehreren Client – PCs ist nicht möglich.
   
   

Lizenzverwaltung – Freischaltung der Kaufversionen

Nach Ihrer Bestellung erhalten Sie per Email Ihren persönlichen Freischaltschlüssel. Mit diesem Schlüssel können Sie die installierte Free Edition in die entsprechende Version (Professional oder Extreme) umwandeln. Öffnen Sie dazu den Dialog für die Update- und Lizenzverwaltung.

Geben Sie im Feld „Lizenzschlüssel“ Ihren persönlichen Freischaltcode ein und klicken Sie abschliessend auf „Lizenz bestätigen“. Die Free Edition für die Freischaltung können Sie hier herunterladen …

MailList Controller Free Edition herunterladen

Eine rechtmässig erworbene Lizenz ist zeitlich unbegrenzt nutzbar. Eine Verpflichtung zum Erwerb von neueren Programmversionen besteht nicht. Alle verfügbaren Updates innerhalb von 12 Monaten nach dem Erwerb der Lizenz sind kostenlos.

Upgrade auf eine höhere Programmversion

Klicken Sie in der Update- und Lizenzverwaltung auf den Button „Lizenz erwerben“, um Informationen und Bestellmöglichkeiten für die umfangreicheren Programmversionen zu erhalten.

Updatecheck – Überprüfung auf neuere Versionen

Das Programm kann auf Wunsch automatisch überprüfen, ob eine neuere Version verfügbar ist. Wenn Sie dies nicht wünschen, kann der Updatecheck jederzeit ausgeschaltet werden. Deaktivieren Sie dazu die Option „Beim Programmstart nach Updates suchen“.