Empfänger ein- und
austragen
Es gibt drei
verschiedene Methoden, um Empfänger in eine Liste
einzutragen ...
-
Empfänger
sollen sich selbst in Listen eintragen können (per
Online - Webformular)
Wollen Sie z.B. einen Newsletter-Service realisieren,
bietet sich die Verwendung von Webformularen an. Hier
können sich Personen jederzeit selbst in Ihre Listen
eintragen. Mittels der Autoresponder-Funktion können
Sie flexibel auf Neueintragungen, Austragungen und
fehlerhafte Nachrichten mit frei definierbaren
Antwortnachrichten reagieren, die MailList Controller
automatisch verschickt (Mehr
Infos zum Autoresponder anzeigen).
Zu Ihrer eigenen Sicherheit sollten Sie dabei die
Einstellung "Double Opt In" (mehr
Infos) verwenden. MailList Controller verschickt
dann automatisch eine Aufforderung an die angegebene
Emailadresse, in der der Absender aufgefordert, seine
Eintragung zu bestätigen. Erst wenn dies erfolgt ist,
wird er in die Liste übernommen. Auch nicht mehr
erreichbare Empfänger (Rückläufer
... mehr Infos) können von MaiList Controller
automatisch verarbeitet werden.
-
Empfänger
aus einer anderen Datenquelle in das Programm
importiert
MailList Controller bietet die Möglichkeit, jeder
Liste durch den direkten Import von Daten aus einer
externen Datei Personen hinzuzufügen. Die Daten
können aus einer MS Access, MS Excel oder jeder
anderen ODBC-fähigen Datenbank importiert werden.
-
Empfängerdaten
aus einer externen Datenquelle benutzen
Soll eine bereits vorhandene Datenbank mit
Empfängerdaten (z.B. eine Kundendatenbank) verwendet
werden, bietet sich neben dem Import auch die direkte
Verwendung dieser Datenbank an. MailList Controller
erstellt in diesem Fall eine Echtzeit-Referenzierung
auf diese Datenquelle und holt alle notwendigen Daten
für den Versand in Echtzeit aus dieser Datenbank.
Ein Formular auf
einer Webseite ist der bequemste Weg, damit sich Personen
selbst sich in eine Liste ein- und auch wieder austragen
können. Die Software kann hier bis zu 15 frei
definierbare Eingabefelder auswerten. Ein Webformular
können Sie wahlweise selbst erstellen oder sich auch von
MailList Controller helfen lassen. Die Software hat ein
eingebautes Zusatzprogramm, das die Erstellung des
Webformulars auch ohne Fachwissen über Formulare,
PHP-Scripte und Datenbanken ermöglicht. Dieser Vorgang
wird als nächstes beschrieben ...
MailList Controller
bietet einen Generator für Webformulare, der ein komplett
einsatzbereites Formular erstellen kann. Dazu benötigen
Sie kein Fachwissen über PHP, HTML oder ähnliches.
Einzige Voraussetzung ist, dass Ihr Webserver PHP-Skripte
verarbeiten kann.
Klicken Sie zum Start des Webformular Generators im
Hauptfenster auf den Menüpunkt „Generator für
Webformulare“ auf dem Karteireiter „Empfängerlisten“.
Der Generator führt Sie nun Schritt für Schritt zum
fertigen Formular, das bereits alle notwendigen
Einstellungen enthält, damit alle Eingaben ausgewertet
und in die entsprechende Empfängerliste aufgenommen
werden.
WICHTIGER
HINWEIS :
Fügen Sie VOR der Bearbeitung durch den Generator in die
Webseite, die das Formular später enthalten soll, den
Text AMLC-WEBFORM ein
und zwar genau an der Position, an der später das
Formular sein soll. Der Generator durchsucht die Webseite
nach diesem Text und fügt dort dann das Formular ein.
Kopieren Sie nach der Erstellung die erzeugte Webseite UND
das erzeugte Skript auf Ihren Webserver.
PHP ist eine
Skriptsprache, die vielfältige Möglichkeiten für eine
Webseite bieten … unter anderem das Auswerten eines
Formulars. Bitte prüfen Sie, ob Ihr Internet-Provider den
Einsatz von PHP anbietet. Mit dem folgenden simplen Skript
können sich Personen über ein Formular in Ihre
Empfängerlisten eintragen. Es soll ein Formular mit zwei
Feldern realsiert werden.
Der folgende Text dient zum Aufruf des eigentlichen
PHP-Skripts und zur Auswertung der beiden Eingabefelder.
Fügen Sie ihn in die Webseite ein, auf der auch das
Formular ist. Die farbig
markieren
Texte müssen Sie durch Ihre eigenen Namen, die Sie
verwenden wollen bzw. durch die Feldnamen in Ihrer
Empfängerliste, ersetzen.
</html>
...
<form method="POST" action="eintragung.php">
<p>Name: <input type="text" name="Name"
size="20"></p>
<p>Email: <input type="text"
name="Email"
size="20"></p>
<p><input type="submit"
value="Submit"
name="Submit"></p>
</form>
</html>
Das folgende PHP - Skript können Sie mit jedem beliebigen
Editor erstellen und dann abspeichern (hier in diesem
Beispiel als eintragung.php … siehe entsprechenden
Aufruf in der Webseite oben).
<?php
## CONFIG ##
# LIST EMAIL ADDRESS
$recipient = "Geben Sie hier die Emailadresse der
Liste an";
# SUBJECT (Subscribe/Remove)
$subject = "Subscribe";
# RESULT PAGE
$location = "Geben Sie hier die Adresse und den Namen
der Antwortseite ein";
## FORM VALUES ##
# SENDER
$email = $_REQUEST['Email'] ;
# MAIL BODY
$body .= "Name: ".$_REQUEST['Name']."
\n";
$body .= "Email: ".$_REQUEST['Email']."
\n";
# add more fields here if required
## SEND MESSGAE ##
mail( $recipient, $subject, $body, "From:
$email" ) or die ("Mail could not be
sent.");
## SHOW RESULT PAGE ##
header( "Location: $location" );
?>
Kopieren Sie abschliessend die Webseite mit dem Formular
sowie die PHP – Datei auf Ihren Webserver (Angaben Ihres
Providers bezüglich der Verzeichnisse beachten). Bitte
beachten Sie, dass das Skript nicht auf Ihrem lokalen
Computer funktioniert, sondern nur in der entsprechenden
PHP – Konfiguration.
Neben einem PHP –
Skript kann ein Webformular auch mit einem sogenannten
Formmailer, also eine serverbasierenden Programm, das die
Feldeingaben verarbeitet, ausgewertet werden.
Voraussetzungen für ein Webformular mit einem
Formmailer
Zur Benutzung von Webformularen muss auf Ihrem
Internetserver ein sog. Formmailer installiert sein. Meist
sind diese Programme im Verzeichnis "/cgi-bin"
zu finden. Dieser Formmailer wertet die Eingaben des
Benutzers aus und versendet die Daten als Email an die
vorgegebene Emailadresse (hier die Adresse Ihrer
Empfängerliste). MailList Controller wertet alle
Nachrichten aus und trägt vorhandene Daten in die
entsprechende Liste ein.
Konzeption
Anhand eines Beispiels soll nun die Erstellung und
Einbindung eines Formulars dargestellt werden. Neben zwei
Eingabefeldern soll es noch einen Button zum Abonnieren
der Mitgliedschaft enthalten.
Realisierung
Nachdem Sie das Layout entworfen haben, sollen die
Elemente für die Auswertung definiert werden. Klicken Sie
dazu mit rechts auf das entsprechende Element, z.B. das
Eingabefeld für die Emailadresse und wählen die Option
"Formularfeldeigenschaften".
Die Bezeichnung
dieses Eingabefelds muss exakt mit dem vergebenen
Feldnamen im MailList Controller übereinstimmen (in
diesem Fall der Begriff "Email" ... siehe
Auflistung der Felder in der unteren Grafik). Die Gross-
und Kleinschreibung muss nicht berücksichtigt werden.
Diese Werte können Sie beim Anlegen einer neuen Liste
frei definieren und jederzeit einsehen. Öffnen Sie dazu
die Listeneigenschaften. Auf dem Karteireiter
"Eingehende Nachrichten" finden Sie den Button
„Eintrag per Webformular“.
Hier werden alle notwendigen Einstellungen für ein
Webformular angezeigt. Neben der Emailadresse finden Sie
hier auch alle verfügbaren Feldnamen und das wichtige
Schlüsselwort zum Eintrag in die Empfängerliste (hier
"Eintragen").
Nun muss der Button zum Versand der Nachricht aktiviert
werden. Öffnen Sie dazu das Menü mit den Eigenschaften
und wählen Sie den Schaltflächentyp
"Abschicken". Der Inhalt der beiden Zeilen ist
beliebig.
Nun legen wir noch
die Funktionen fest, die das Formular bei einem Klick auf
"Eintragen" ausführen soll. Öffnen Sie dazu
die Formulareigen- schaften und wählen die erweiteren
Optionen.
Mittels der Option
"Hinzufügen" können Sie hier nun die
gewünschten Formularaktionen einfügen. Alle notwendigen
Angaben finden Sie wie oben erläutert in den
Einstellungen der Liste.
Öffnen Sie
abschliessend noch das Optionsmenü. Im Feld
"Aktion" geben Sie die Position des Formmailers
an. Dieses Programm liegt meistens im "cgi-bin"
Verzeichnis Ihres Webservers. Als Übertragungsmethode
sollte auf jeden Fall "POST" gewählt werden.
Personen können
sich auch über einen Link auf einer Webseite in eine
Liste ein- und austragen. Der grösste Nachteil dieser
Methode ist, dass lediglich die Emailadresse der Person
für den Eintrag in die Liste verwendet werden kann.
Weitere Felder zur späteren Personalisierung (z.B. Name
und Adresse) können auf diese Art nicht übermittelt
werden. Werden mehrere Felder benötigt, sollten Sie am
besten ein Webformular (Kapitel 4.6.1) verwenden, da hier
mehrere Felder für Angaben möglich sind.
Beispiel für eine Eintragung per Hyperlink
Text: Klicken Sie hier, um
sich in unseren Newsletter einzutragen
Linkeigenschaften: mailto:newsletter@meine_firma.abc?subject=Eintragen
Dieser Text mit dem verknüpften Link öffnet automatisch
das Emailprogramm des Anwenders und füllt alle
notwendigen Felder mit den entsprechenden Angaben …
Von: person@domain.abc
An: mein.newsletter@meine_firma.abc
Betreff: Eintragen
Wenn die Person diese Email dann absendet und MailList
Controller sie empfängt, ordnet er sie automatisch der
richtigen Liste (hier newsletter@meine_firma.abc)
zu und trägt den Absender als neues Mitglied ein. Bitte
beachten Sie, dass das Schlüsselwort mit dem in den
Listeneinstellungen verwendeten identisch sein muss. Diese
Schlüsselwörter können Sie für jede Liste individuell
einstellen und jederzeit verändern (Kapitel 3.7).
Ein Link zum Austragen aus einer Liste ist identisch
aufgebaut. Lediglich das Schlüsselwort muss hier
entsprechend der Listeneinstellung abgeändert werden.
Personen können
sich selbst in eine Empfängerliste ein- oder austragen
(z.B. über ein Webformular oder einfach per Email). Die
in das Formular eingegebenen Daten werden per Email an
MailList Controller gesendet. MailList Controller wertet
diese Emails aus und sucht in der Betreff-Zeile nach
Schlüsselwörtern für eine Ein- oder Austragung. Diese
Schlüsselwörter können Sie für jede Liste beliebig
festlegen. Klicken Sie dazu im Hauptfenster auf die
entsprechende Liste und öffnen Sie die
Listeneinstellungen.
Auf dem Karteireiter „Eingehende Nachrichten“ finden
Sie die Option „Bearbeitung eingehender Nachrichten
aktivieren“. Wenn diese Einstellung ausgewählt ist,
verarbeitet MailList Controller ankommende Emails. Hier
können Sie auch die Schlüsselwörter festlegen. Diese
Schlüsselwörter müssen Sie dann auch verwenden, wenn
Sie ein Webformular erstellen (mehr Infos
anzeigen).
WICHTIG:
Damit Nachrichten empfangen werden könne, muss ein
Posteingangsserver vorhanden und festgelegt sein (Mehr
Infos anzeigen).
Empfänger können
jederzeit manuell aus einer Liste gelöscht werden.
Klicken Sie dazu den betreffenden Eintrag mit der rechten
Maustaste an. Es öffnet sich ein Menü. Mit dem Punkt „Empfänger
löschen“ wird das ausgewählte Mitglied aus der Liste
ausgetragen.
Es können auch
mehrer Mitglieder gleichzeitig ausgewählt und gelöscht
werden. Klicken Sie dazu das erste zu löschende Mitglied
an, drücken Sie dann die SHIFT – Taste, halten Sie sie
gedrückt und klicken Sie dann alle weiteren Einträge an.
Löschen können Sie dann wahlweise wieder mit der rechten
Maustaste oder mit dem Punkt „Entfernen“ in der oberen
Menüleiste.
MailList Controller
protokolliert alle eingehenden Nachrichten mit. Wechseln
Sie zur Ansicht dieser Protokolle im Hauptfenster auf den
Karteireiter „Eingehende Nachrichten“. Hier finden Sie
eine tabellarische Auflistung aller Empfängerlisten,
deren Gesamtanzahl an Mitglieder sowie die tägliche
Anzahl an Ein-, Austragungen usw.. Die aktuelle Anzeige
kann mit den Schaltflächen auf der linken Fensterseite
beliebig angepasst werden.
Neue Mitglieder
können jederzeit durch den direkten Import von Daten aus
einer anderen Quelle (Datenbank, Textdatei usw.)
hinzugefügt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob die
Liste noch leer ist oder bereits mehrere tausend
Mitglieder enthält.
Starten Sie den Import, indem Sie auf dem Karteireiter
"Empfängerlisten" durch einen Klick zuerst die
Zielliste für die neuen Daten auswählen. Durch einen
weiteren Klick auf das Symbol "Empfänger
importieren" starten Sie den Importvorgang.
WICHTIGER
HINWEIS:
Beim Import aus einer MS Excel – Tabelle darf diese
während des Imports nicht geöffnet sein.
Wählen Sie hier nun die Quelldatei aus, die die zu
importieren Daten enthält. Im Feld "Verbindung zur
Datenbank" steht nun die ausgewählte Datei inklusive
der kompletten Pfadangabe. Diese Verbindung kann jederzeit
manuell bearbeitet werden. Aktivieren Sie dazu die Option
„Verbindung bearbeiten“ … dann können Sie den Sting
im Anzeigefeld manuell editieren. Klicken Sie auf
"Weiter".
Im oberen Bereich
werden alle Tabellen der Datenquelle aufgelistet. Wählen
Sie die Tabelle aus, die die gewünschten Datensätze
enthält. Daraufhin werden im unteren Bereich alle
enthaltenen Datensätze und einige Beispieldaten zur
besseren Kontrolle angezeigt. Klicken Sie auf „Weiter“.
Hier können Sie nun
die vorhandenen Datensätze aus der Datenbank den
einzelnen Personalisierungsfeldern der Empfängerliste
zuordnen. Das wichtigste Feld
ist die Emailadresse. Dieses Feld muss in der
Empfängerliste auch gefüllt sein, da sonst kein
Empfänger für die Nachrichten vorhanden ist. Alle
anderen Datensätze können wahlweise und nach Bedarf
verwendet und zugeordnet werden.
MailList Controller zeigt in diesem Fenster alle
vorhandene Felder der Empfängerliste an (in diesem
Beispiel Email und Name). Sollten Sie mehr Felder
benötigen, dann können Sie in den Listeneinstellungen
jederzeit weitere Felder hinzufügen … insgesamt bis zu
15 Stück. Klicken Sie auf den kleinen Bereich am rechten
Ende der jeweiligen Zeile (in der Grafik rot markiert), um
eine Ansicht aller möglichen Datenbankfelder zu sehen.
Klicken Sie auf „Weiter“, wenn Sie alle gewünschten
Felder zugeordnet haben.
Abschliessend
können Sie noch der Status der neuen Listenmitglieder
festlegen. Sollte der Empfänger schon in der Liste
vorhanden sein, können Sie diesen Datensatz mit der
Option „Status aktualisieren“ automatisch
überschreiben und auf den gewünschten Status setzen
lassen.
Alle Mitglieder
einer Empfängerliste können jederzeit in eine MS Access
Datenbank oder eine Textdatei (CSV) exportiert werden.
Starten Sie den Exportprozess, indem Sie auf dem
Karteireiter "Empfängerlisten" zuerst eine
Liste auswählen und dann auf das linke Symbol
"Empfänger exportieren" klicken.
Hier können Sie nun
wahlweise alle Mitglieder der Liste oder auch nur
Untergruppen auswählen. Geben Sie auf Wunsch noch ein
anderes Zielverzeichnis für die Exportdatenbank an und
klicken Sie abschliessend auf „Fertig stellen“, um den
Export zu starten.
Damit alle
Empfänger und deren Daten übersichtlich dargestellt
werden können, zeigt MailList Controller alle Angaben in
einem extra Fenster an. Durch einen Doppelklick auf eine
Liste im Hauptfenster (Karteireiter „Empfängerlisten“)
öffnet sich die Empfängerverwaltung für diese Liste in
einem neuen Fenster.
Hier werden alle
Mitglieder der Liste tabellarisch angezeigt. Um
die Bildschirm - Anzeige zu beschleunigen, werden jeweils
nur 1000 Empfänger gleichzeitig aufgelistet. Sollte die
Liste mehr als 1000 Personen enthalten, können Sie mit
den Pfeiltasten „Weiter“ und „Zurück“ zum
nächsten 1000er Bereich weiterschalten.
Die Empfängerverwaltung bietet etliche Möglichkeiten, um
alle Empfänger einer Liste zu sichten und zu bearbeiten.
Die Schaltknöpfe in der oberen Reihe (1)
bieten folgende Möglichkeiten:
-
Erste 1000
zeigt die ersten 1000 Empfänger der Liste an
-
Vorherige
1000
zeigt die vorhergehenden 1000 Empfänger in der Liste
an
-
Nächste 1000
zeigt die nächsten 1000 Empfänger innerhalb der
Liste an
-
Hinzufügen
fügt einen Empfänger zur Liste hinzu
-
Bearbeiten
die Daten des ausgewählten Empfängers können
gezielt bearbeitet werden
-
Löschen
entfernt den ausgewählten Empfänger aus der Liste
-
Import
Möglichkeit, mehrere Empfänger aus einer Datenquelle
zu importieren
-
Export
exportiert Empfänger in eine externe Datenbank
-
Anleitung
öffnet diese Bedieungungsanleitung
Die Karteireiter (2)
bieten folgende Möglichkeiten:
-
Alle
Empfänger
zeigt alle Empfänger der Liste an
-
Aktive
Empfänger
zeigt alle Empfänger an, die eine Nachricht erhalten
-
Ausgetragene
Empfänger
zeigt alle ehemaligen Empfänger an, die nicht mehr
aktiv sind
-
Unzustellbare
Empfänger
zeigt alle Empfänger an, die unter der angegebenen
Emailadresse nicht mehr erreichbar sind
-
Unbestätigte
Empfänger
zeigt alle Empfänger, die sich per Double Opt In
eingetragen, ihre Daten aber noch nicht bestätigt
haben.
Die Reihenfolge der Auflistung kann jederzeit verändert
werden. Klicken Sie dazu auf den kleinen Pfeil (3)
, um alle Empfänger alphabetisch umgekehrt aufzulisten.
Die Reihenfolge können Sie immer nur für die Spalte
ändern, die gerade aktiv ist … hier z.B. Emailadresse.
Um eine andere Spalte auszuwählen, z.B. Status, klicken
Sie einfach auf die gewünschte Spaltenüberschrift. Der
kleine Pfeil springt dann automatisch auf diese Spalte.
Mit der Suchfunktion (4)
können Sie innerhalb der Emailadressen gezielt nach
Begriffen suchen. Geben Sie den gesuchten Begriff in dem
Textfeld ein und klicken Sie dann auf das kleine
Start-Symbol rechts. Alle Emailadressen der
Empfängerliste werden nun durchsucht und die Adressen,
die den gesuchten Begriff enthalten, angezeigt. Um wieder
alle Empfänger anzuzeigen, klicken Sie auf das kleine X -
Symbol.
Jedes Mitglied einer
Empfängerliste hat einen aktuellen Status. Diesen Status
erkennen Sie in der Empfängerverwaltung in der Spalte „Status“.
MailList Controller unterscheidet insgesamt vier
Statusmöglichkeiten, die das Verhalten beim Versand einer
Nachricht festlegen …
-
Aktiv
Diese Person ist ein aktives Mitglied der Liste und
wird beim Versand einer Nachricht berücksichtigt
-
Ausgetragen
Diese Person hat die Mitgliedschaft in der Liste
gekündigt und erhält deshalb keine Nachrichten mehr
-
Unzustellbar
Diese Person ist unter der angegebenen Emailadresse
nicht mehr erreichbar (Rückläufer) und wird deshalb
beim Versand nicht mehr berücksichtigt
-
Unbestätigt
Personen mit diesem Status haben sich per Double Opt
In in die Liste eingetragen, die Echtheit der Angaben
ist aber noch nicht bestätigt worden (mehr
zum Thema Opt In anzeigen)
Daten eines Empfängers bearbeiten
Sie können jederzeit alle Daten eines Empfängers manuell
bearbeiten und ändern. Öffnen Sie dazu die entsprechende
Liste und selektieren den zu ändernden Datensatz mit
einem Doppelklick. Alle verfügbaren Angaben zu diesem
Empfänger öffnen sich in einem neuen Fenster.
Damit MailList
Controller erkennt, ob eine empfangene Nachricht zur
Eintragung in eine Empfängerliste dient, muss diese eines
der folgenden Formate (Ersetzen Sie die grün
markierten Werte durch Ihre
eigenen) haben …
Von: name-der-eintragenden-person@domain.tld
An: listenname@meine-domain.tld
Betreff: Eintragen
Nachrichten-Text: Name: Peter
Meier
oder ...
Von: irgend-jemand@domain.tld
An: listenname@meine-domain.tld
Betreff: Eintragen
Nachrichten-Text: Email:
name-der-eintragenden-person@domain.tld
Name: Peter Meier
oder …
Von: irgend-jemand@domain.tld
An: listenname@meine-domain.tld
Betreff: Eintragen
Nachrichten-Text: Email =
name-der-eintragenden-person@domain.tld
Name = Peter Meier
MailList Controller benutzt die Emailadresse aus den
Nachrichten-Body (Fall 2 und 3), falls diese hier
auftaucht. Sonst wird die Emailadresse aus der Von –
Zeile verwendet. Die richtigen Einstellungen für jede
Liste finden Sie in den jeweiligen Listeneinstellungen auf
dem Karteireiter „Eingehende Nachrichten“ durch einen
Klick auf „Eintrag per Webformular“.
Analog zur
Eintragung in eine Empfängerliste können auch
Nachrichten zum Austragen aus einer Empfängerliste
automatisch ausgewertet und verarbeitet werden. Die
Nachricht muss dazu in einem der folgenden Formate
vorliegn. Ersetzen Sie den farbig
markierten Text durch Ihre
eigenen Werte ...
Von: name-der-eintragenden-person@domain.tld
An: listenname@meine-domain.tld
Betreff: Austragen
Nachrichten-Text: Name: Peter
Meier
oder ...
Von: irgend-jemand@domain.tld
An: listenname@meine-domain.tld
Betreff: Austragen
Nachrichten-Text: Email:
name-der-eintragenden-person@domain.tld
oder …
Von: irgend-jemand@domain.tld
An: listenname@meine-domain.tld
Betreff: Austragen
Nachrichten-Text: Email =
name-der-eintragenden-person@domain.tld
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