Empfängerlisten - Einstellungen bearbeiten

Listeneinstellungen öffnen

Jede Empfängerliste hat spezifische Einstellungen, die nur für diese Liste gelten. Um diese Einstellungen zu bearbeiten, klicken Sie die Liste in der Übersicht mit der rechten Maustaste an und wählen Sie hier den Punkt „Listeneinstellungen bearbeiten“ aus.

Posteingangsserver - IMAP & POP3

ORT: Listeneinstellungen -> Karteireiter "Posteingangsserver (POP3/IMAP)"

Eine Übersicht über die notwendigen Einstellungen für den Posteingangsserver der grössten Provider (T-Online, 1&1 usw.) finden Sie hier ...

Der Posteingangsserver empfängt alle ankommenden Nachrichten. Wenn sich Personen selbst in eine Empfangliste ein- oder austragen sollen (z.B. über ein Webformular oder per Email), muss für diese Liste ein Posteingangsserver angegeben werden. MailList Controller kontaktiert diesen Server und prüft, ob neue Nachrichten für eine Liste vorhanden sind. Um bei Bedarf verschiene Posteingangsserver verwenden zu können, wird der Server für jede Liste separat eingestellt. Sie können natürlich für alle Listen auch denselben Server verwenden, nur die Emailadresse muss listenspezifisch sein.

IMAP - Empfang

Die Software legt auf dem Posteingangsserver den Order "Maillist Controller" an. In diesem Order werden alle für die Software bestimmten Emails abgelegt. Dieser Ablage - Order sollten öfters auf nicht für die Software bestimmte oder nicht mehr benötigte Nachrichten kontrolliert werden.

POP3 - Empfang

Bei einem POP3 - Postserver  ist es absolut notwendig, für jede Empfängerliste eine eigene Emailadresse zu verwenden, damit MailList Controller ankommende Nachrichten der richtigen Liste zuordnen kann und damit Nachrichten nicht vorher evtl. von einem anderen Emailprogramm abgeholt werden.


Die Angaben für den Posteingangsserver werden beim Anlegen einer neuen Liste erfragt. Sie können alle Einstellungen für den Posteingangsserver aber auch jederzeit nachträglich ändern. Klicken Sie dazu im Hauptfenster mit rechts auf die gewünschte Liste und wählen den Punkt „Listeneinstellungen bearbeiten“.

Auf dem Karteireiter „Posteingangsserver (POP3/IMAP)“ finden Sie dann alle Einstellungen für diese Liste. Viele Server verlangen heute eine gesicherte Verbindung nach SSL-Standard. Sollte das auch bei Ihrem Server der Fall sein, so aktivieren Sie die Option „Der Posteingangsserver benötigt eine sichere Verbindung (SSL)“.

Postausgangsserver - SMTP

ORT: Listeneinstellungen -> Karteireiter "Postausgangsserver (SMTP)"

Eine Übersicht über die notwendigen Einstellungen für den Postausgangsserver der grössten Provider (T-Online, 1&1 usw.) finden Sie hier ...

Über den Postausgangsserver werden alle Newsletter versendet. Es ist deshalb immer notwendig, einen Postausgangsserver anzugeben. MailList Controller bietet die Möglichkeit, für jede Empfängerliste einen eigenen Server anzugeben. Es kann aber auch immer derselbe verwendet werden.

Postausgangsserver - Authentifizierung

ORT: Listeneinstellungen -> Karteireiter "Postausgangsserver (SMTP)" -> Option "Authentifizierung"

SEHR WICHTIGER HINWEIS: Diese Einstellung ist die häufigste Fehlerquelle, wenn die Software keine Nachrichten versenden kann.

Verwenden Sie hier exakt die durch Ihren Provider vorgegebene Einstellungen. Viele Provider haben zwischenzeitlich auf die verschlüsselte SSL - Verbindung umgestellt. Beim Anlegen einer neuen Empfängerliste sollten Sie unbedingt die Testfunktion für das Server - Login nutzen (mehr Infos).

Nachrichten – Limit und Sendepause

ORT: Listeneinstellungen -> Karteireiter "Postausgangsserver (SMTP)"

Viele Provider begrenzen künstlich die Menge an Nachrichten, die über den Postausgangsserver versendet werden kann. Sie können die Software hier an diese vorhandenen Begrenzungen anpassen. Alle Einstellungen gelten dann jeweils für die ausgewählte Liste.

Weitere Einstellungen, die dann für alle Empfängerlisten gelten, können Sie in den Programmeinstellungen vornehmen (mehr Infos).

Zugriff auf eine externe Empfängerdatenbank

Als Besonderheit kann MailList Controller zwei verschiedene Empfängerlisten verwalten …

• Eine komplett von MailList Controller verwaltete Liste
  Alle Empfängerdaten werden in einer programminternen Datenbank erfasst, die komplett vom Programm verwaltet wird.

• Eine Referenzierung auf eine externe Empfängerdatenbank
  Es kann eine bereits existierende Datenbank (z.B. die bereits vorhandene Kundendatenbank) als Empfängerliste verwendet werden. MailList Controller greift für den Versand in Echtzeit auf diese Datenbank zu.

Beide Listenarten bieten viele Möglichkeiten, aber auch jeweils Vor- und Nachteile, so dass der Verwendungszweck und die gegebenen Voraussetzungen über die verwendete Art entscheiden sollten. Verwenden Sie eine externe Datenbank, wenn ...

• Sie eine bereits vorhandene Datenbank (z.B. Kundendatenbank) nutzen wollen

• sich KEINE Personen selbst in eine Empfängerliste eintragen sollen

Warum können sich hier Personen nicht selbst eintragen, z.B. per Webformular ? Wir haben uns aus Sicherheitsgründen dazu entschlossen, die original Datenbank nicht durch Schreibzugriffe zu verändern … d.h. MailList Controller greift nur lesend auf die Datenbank zu, um alle Daten für den Versand der Newsletter zu ermitteln.

Wie Sie eine externe Datenbank als Empfängerliste verwenden, erfahren Sie hier ...

Listenname, Emailadresse, Absender und Zeichensatz

ORT: Listeneinstellungen -> Karteireiter "Listeneinstellungen"

Die Emailadresse sollte nur für die jeweilige Liste verwendet werden. Wird eine Email-Adresse für mehrere Empfängerlisten verwendet, können Nachrichten beim Empfang nicht zugeordnet werden. Die Bezeichnung im Feld Absender erscheint beim Empfänger in der VON-Zeile der Email. Listenname und Beschreibung sind nur für den internen Gebrauch und werden nicht mitversendet.

Der standardmässig eingestellte Zeichensatz sollte nur verändert werden, wenn dies wirklich notwendig ist, z.B. bei fehlerhafter Darstellung in den Nachrichten.

Datenbankfelder

Hier werden alle verfügbaren Felder der Empfängerliste angezeigt und hier können Sie auch weitere Datensätze hinzufügen bzw. bestehende Datenbankfelder umbenennen. Alle hier aufgelisteten Felder können für die Personalisierung von Nachrichten verwendet werden.

Klicken Sie auf den Button „Feld hinzufügen“, um ein neues Feld hinzuzufügen. MailList Controller legt darauf hin ein neues Feld an, das in der
linken Auflistung neu erscheint.

Wenn Sie den Namen ändern wollen, dann klicken Sie dieses Feld an. Der aktuelle Name erscheint nun in der Zeile „Feldname“. Vergeben Sie nun einen neuen Namen und klicken Sie abschliessend auf „Feld umbenennen“.

Unzustellbare Nachrichten / Rückläufer

Erfahrungsgemäss ist eine gewisse Anzahl von Empfängern unter der angegebenen Emailadresse nicht mehr erreichbar. Diese Nachrichten werden meist an den Absender, also an MailList Controller als unzustellbar zurückgeschickt. Das Auswerten und die Verarbeitung dieser Rückläufer kann MailList Controller automatisch vornehmen.

Öffnen Sie dazu im Hauptprogramm den Menüpunkt „Optionen“ und wechseln Sie auf den Karteireiter „Unzustellbare Nachrichten“.

Wenn Sie die Einstellung „Rückläufer erkennen“ aktivieren, bearbeitet MailList Controller zurückkommende Nachrichten automatisch. Sollen diese Empfänger auch gleich aus der Liste gelöscht werden, dann aktivieren Sie auch die Einstellung „Nicht erreichbare Empfänger löschen“. Sonst wird der Status dieser Empfänger in der Liste von „Aktiv“ auf „Unzustellbar“ geändert, die Daten des Empfängers aber nicht gelöscht.

WICHTIG: 
Damit Rückläufer erkannt werden können, muss ein Posteingangsserver eingestellt sein.
Nur dann können ankommende Nachrichten auch vom Programm bearbeitet werden.

MailList Controller durchsucht ankommenden Nachrichten auf bestimmte Schlüsselwörter, um Rückläufer zu erkennen. Die häufigsten Begriffe sind bereits vordefiniert. Sie können aber jederzeit weitere hinzufügen und die vorgegebenen abändern. Klicken Sie dazu auf „Schlüsselwörter anpassen“. MailList Controller untersucht die Absender–Adresse und auch die Betreff–Zeile nach den hier definierten Suchbegriffen.

Sie können hier bis zu jeweils zwanzig Schlüsselwörter definieren, die MailList Controller bei zurückkehrenden Nachrichten kontrollieren soll.

Ein externes Sendekonto einrichten und einsetzen

Diese Möglichkeit stellt eine Besonderheit der Software dar. Sie können Nachrichten nicht nur mit dem Programm direkt versenden, sondern auch mit Ihrem gewohnten Emailprogramm ... d.h. Sie verfassen und verschicken die Serien-Email ganz normal mit Ihrem standardmässigen
Emailprogramm z.B. Microsoft Outlook. Dieser Nachricht schicken Sie dann an MailList Controller, der die Nachricht empfängt und dann automatisch an alle Mitglieder der entsprechenden Liste weiterversendet. So ist es im Prinzip möglich, von jedem beliebigen Ort aus eine Nachricht an alle Empfänger einer vorhandenen Liste zu versenden, ohne dass MailList Controller auf dem jeweiligen PC installiert sein muss.

Damit nur Personen Nachrichten versenden können, die dazu berechtigt sind, muss in MailList Controller für diese Person ein Sendekonto eingerichtet werden. Zur Einrichtung eines solchen Kontos gehen Sie wie folgt vor ...

Klicken Sie im Hauptfenster auf den Button „Externe Sendekonten“ und hier links auf „Neues Sendekonto anlegen“. Es öffnet sich ein kleines Fenster. Wählen Sie hier zunächst die Empfängerliste aus, an die Nachrichten weitergeleitet werden sollen. Wenn MailList Controller eine Nachricht vom Inhaber des Sendekontos empfängt, wird die Nachricht an alle Personen in dieser Liste weitergeleitet.

Geben Sie die Emailadresse an, von der aus alle Nachrichten verschickt werden. Diese Emailadresse ist der erste Sicherheitkriterium, das von MailList Controller überprüft wird. Nur Nachrichten von dieser Absenderadresse werden akzeptiert. Sind der Absender der Nachricht und die hier angegebene Emailadresse identisch, erkennt MailList Controller, dass eine Email zur Weiterleitung eingetroffen ist. Klicken Sie dann auf „Weiter“.

Im nächsten Fenster können Sie zwei Passwörter festlegen, die die Nachricht enthalten muss, um von MailList Controller akzeptiert zu werden. Dies ist das zweite Sicherheitskriterium, das von MailList Controller überprüft wird. Die richtige Absendeadresse würde alleine nicht reichen, da diese gefälscht sein könnte. Die hier vorgeschlagenen Passwörter können Sie beliebig abändern. Wenn MailList Controller also eine Nachricht für eine Liste empfängt, wird überprüft, ob der Absender ein externes Sendekonto besitzt und wenn ja, ob die Nachricht eines der beiden Passwörter enthält. Sind beide Punkte zutreffend, wird die Nachricht akzeptiert und an alle Personen der eingestellten Liste weitergeleitet.

Nutzen Sie auch hier die Möglichkeit, vor dem Versand an alle Empfänger eine anhand einer Testnachricht alles (optische und inhaltliche Richtigkeit) zu überprüfen.

Handhabung der Passwörter

Die Passwörter müssen in der Betreff–Zeile der Email stehen. MailList Controller überprüft die Nachricht auf die Absendeadresse und das passende Passwort. Nur wenn beide Kriterien erfüllt sind, akzeptiert MailList Controller die Nachricht. Um z.B. eine Testnachricht zu versenden, muss die Betreff-Zeile hier wie folgt aussehen ...

TP845BC6A8 Das ist eine Textnachricht

Der Text hinter dem Passwort ist natürlich frei wählbar, das Passwort wird vor dem Versand an alle Empfänger automatisch aus der Zeile entfernt, so dass der Empfänger nur den Text zu sehen bekommt. Die eingestellten Passwörter sollten auch nur dem Kontoinhaber bekannt
sein. Klicken Sie nach dem Festlegen der Passwörter auf „Weiter“.

Klicken Sie nun auf „Fertig stellen“, um das Konto zu aktivieren. Der Kontoinhaber erhält dann automatisch eine Email mit allen wichtigen Einstellungen, damit er eine Nachricht an die eingestellte Liste versenden kann. Sie können für jede Liste im Prinzip beliebig viele Sendekonten anlegen, so dass auch mehrere Personen von aussen Nachrichten an eine Empfängerliste verschicken können.

Kontodaten erneut versenden

Sollte der Kontoinhaber die Kontodaten erneut benötigen, so können Sie ihm jederzeit eine Email mit allen notwendigen Angaben zusenden. Klicken Sie dazu im Hauptfenster das entsprechende Konto an. Auf dem Karteireiter „Passwörter“ finden Sie die Option „Nachrichten mit allen Einstellungen zusenden“. Der Kontoinhaber erhält dann erneut eine Email mit allen wichtigen Einstellungen.

Schlüsselwörter zum Ein- und Austragen von Empfängern

Personen können sich selbst in eine Empfängerliste ein- oder austragen (z.B. über ein Webformular oder einfach per Email). MailList Controller wertet dazu die empfangene Email aus und sucht in der Betreff-Zeile nach Schlüsselwörtern. Diese Schlüsselwörter können Sie für jede Liste beliebig festlegen. Klicken Sie dazu im Hauptfenster auf die entsprechende Liste und öffnen Sie die Listeneinstellungen.

Auf dem Karteireiter „Eingehende Nachrichten“ finden Sie die Option „Bearbeitung eingehender Nachrichten aktivieren“. Wenn diese Einstellung ausgewählt ist, verarbeitet MailList Controller ankommende Emails. Bitte beachten Sie, dass auch ein Posteingangsserver festgelegt sein muss, damit Nachrichten empfangen werden können.

Blacklisten - Verwaltung

Oft sind bestimmte Personen oder Domains als Mitglieder einer Empfängerliste unerwünscht. Mit einer Blackliste können Sie die Eintragung derartiger Emailadressen in eine Liste blockieren. 

Klicken Sie auf den unteren Button „Blacklist Datei bearbeiten“, um eine Domain oder Emailadresse auf die Blackliste zu setzen. Auch die Blockierung von gewissen Texten ist möglich. Im sich öffnenden Texteditor können Sie die betreffenden Adressen, Domains oder Texte eintragen.

MailList Controller überprüft alle eingehenden Nachrichten auf deren Inhalt und Absender. Bei Übereinstimmungen mit der Blackliste werden die entsprechenden Emails aussortiert und der Absender nicht in die Empfängerliste eingetragen.

Status- und Sendeprotokolle

MailList Controller protokolliert viele der Programm- und Sendaktivitäten mit. Die aktuellen Programmaktivitäten sehen Sie im Hauptfenster rechts unten.

Alle Sende- und Empfangsaktivitäten inkl. Fehlermeldungen werden in einer separaten Logdatei gespeichert. Diese Datei können Sie über den Button „Protokoll“ erreichen. Klicken Sie auf „Datei“ … Unterpunkt „Alle Logdateien“ anzeigen“, um ältere Protokolle einzusehen.

Autoresponder & Double Opt In

Der Autoresponder (engl. Autoreply) ist eine Programmfunktion, die beim Empfang von Nachrichten automatisch eine Antwort – Email an den Absender verschickt. Dies ist z.B. notwendig, wenn sich Personen in eine Empfängerliste eingetragen haben und wissen wollen, ob die Eintragung funktioniert hat. Wenn sich Personen selbst in Ihre Empfängerlisten eintragen können, gibt es zwei verschiedene Verfahren, um dies zu handhaben …

• Single Opt In
  Eine Person kann sich ohne Nachfrage in Ihre Listen ein- oder austragen. Seine Angaben werden ohne Überprüfung akzeptiert und aufgenommen.

• Double Opt In
  Eine Person wird erst nach einer Verifizierung akzeptiert. Empfängt MailList Controller eine Email mit der Bitte um einen Eintragung in eine Liste, wird der Absender nicht automatisch aufgenommen. MailList Controller verschickt zuerst eine Email an die angegebene Emailadresse mit der Aufforderung, die angegebenen Daten zu bestätigen.
  
  Erst nachdem der Absender diese durch eine zweite Email bestätigt und dies wird er nur tun, wenn er wirklich der Absender der ersten Email war, wird die Person endgültig in die Liste aufgenommen und ihr Status auf "Aktiver Empfänger" gesetzt. Durch diese Verifizierung kann ein ungewollter Eintrag in eine Liste durch Dritte sehr sicher ausgeschlossen werden.
  
  

Autoresponder aktivieren und anpassen

ORT: Listeneinstellungen -> Karteireiter "Autoresponder"

Um Double Opt In nutzen zu können, muss der Autoresponder in der Software aktiviert und ein Posteingangsserver (mehr Infos) festgelegt sein. Der Autoresponder kann für jede Empfängerliste separat aktiviert werden. Öffnen Sie deshalb die Einstellungen der jeweiligen Liste. Die Nachrichten, die versendet werden sollen, können Sie hier ebenfalls Ihren Wünschen anpassen oder alternativ auch die mitgelieferten Entwürfe verwenden.

Double Opt In aktivieren und anpassen

Double Opt In kann durch die Überprüfung des Absenders die Sicherheit sowohl für Sie als auch die Person, die sich in Ihre Empfängerliste eintragen möchte, sehr stark erhöhen und sollte deshalb auch immer angewendet werden. Ein Nachteil ist allerdings der höhere Aufwand für die Person, die sich eintragen möchte. MailList Controller kann beide Verfahren vollautomatisch durchführen, so dass für Sie kein Mehraufwand entsteht.

Sie können für jede Empfängerliste separat festlegen, wie sich Personen eintragen können. Öffnen Sie dazu die entsprechenden Listeneinstellungen …

Hier finden Sie die beiden Karteireiter „Opt-In“ und „Autoresponder“. Auf dem Karteireiter „Opt-In“ können Sie nun für diese Liste festlegen, mit welcher Methode sich Personen eintragen sollen.

Emailvorlagen für Ein- und Austragungen sowie den Autoresponder bearbeiten

MailList Controller verschickt an die Person, die sich ein- oder austragen will, auf Wunsch eine Email, in der die Ein- bzw. Austragung bestätigt wird. Bei Double Opt kommt noch die Anfrage-Email für eine Bestätigung hinzu. Für all diese Nachrichten werden Entwürfe mitgeliefert. Das Aussehen dieser Nachrichten können Sie jederzeit auch selbst festlegen und abändern. Klicken Sie dazu die Option „Nachricht für diese Liste anpassen“ an.

Sie können dann im programmeigenen Editor die Nachricht an Ihre Bedürfnisse anpassen. Klicken Sie nach der Bearbeitung einfach auf "Speichern & beenden", um die Änderungen zu übernehmen.

Bestätigungsnachricht für Double Opt In

Die Bestätigungsnachricht muss in der Betreff - Zeile den Text ##ID## enthalten. Dieser Platzhalter wird von der Software beim Versand durch eine automatisch erzeugte ID - Nummer ersetzt, die die Nachricht bei der Rücksendung durch den neuen Empfänger eindeutig identifiziert.

Ausserdem stehen die folgenden Schlüsselwörter zur Verfügung, um die Nachricht zu personalisieren. Diese Platzhalter werden beim Versand der Nachricht dann ebenfalls durch die richtigen Werte (z.B. den Name der Liste) ersetzt. Bitte achten Sie auf die korrekte Schreibweise (Rauten und Grossbuchstaben).

Neben den Nachrichten für das Ein- und Austragen gibt es auch noch eine Nachricht, die bei Fehlern versendet wird, z.B. wenn die Eintragung aus irgendeinem Grund nicht funktioniert hat. Diese Nachricht können Sie ebenfalls anpassen. Klicken Sie dazu auf den Karteireiter "Autoresponder".