Nachrichten erstellen und versenden

Womit eine neue Nachricht erstellt werden kann

Nachrichten können mit MailList Controller auf drei Arten erstellt werden ...

• mit dem programminternen Editor
  Der programminterne Editor bietet alle Funktionen zur Erstellung von personalisierten HTML- und Textnachrichten.

• mit einem beliebigen anderen Editor
  Sie können einen Nachrichtenentwurf auch mit Ihrem gewohnten Editor erstellen und dann diese Vorlage für den Versand
  mit MailList Controller in den programminternen Editor importieren.

• mit einem anderen Email-Programm
  Als Besonderheit können Sie Nachrichten auch einfach mit Ihrem gewohnten Emailprogramm (z.B. Outlook oder Thunderbird)
  erstellen und diese dann an MailList Controller weiterleiten. Der Versand an die Liste erfolgt automatisch.
  Mehr Infos über diese externen Sendekonten finden Sie hier ...
  
  

Der programminterne Editor im Überblick

Klicken Sie im Hauptfenster auf „Neue Nachricht“, um den Editor zu starten. Mit dem Editor können Nachrichten im HTML-Format (Webseiten mit Grafiken und verschieden Schriftarten) und reine Textnachrichten erstellt werden.

Die Schaltflächen in der oberen Reihe (1) bieten folgende Möglichkeiten:

• Neue Nachricht
  beginnt mit einem leeren Entwurfsfenster für eine neue Nachricht

• Vorlagen
  öffnet ein Auswahlfenster mit einer Übersicht über alle mitgelieferten Designvorlagen

• Öffnen
  zeigt alle gespeicherten Nachrichtenentwürfe an

• Speichern
  speichert die erstellte Nachricht mit allen Informationen ab

• Speichern & Ende
  speichert die Nachricht mit allen Einstellungen und beendet den Editor

• Dateianhang
  öffnet eine Auswahlbox, um eine oder mehrere Dateien auszuwählen, die mit der Email verschickt werden soll(en)

• Email testen
  erlaubt den Versand einer Nachricht an eine beliebige Emailadresse. So kann überprüft werden, ob die erstellte
  Nachricht inhaltlich und optisch korrekt ist.

• Email versenden
  die Nachricht wird für den Versand vorbereitet. Datum und Uhrzeit des Versands können hier festgelegt werden.

• Anleitung
  öffnet diese Bedienungsanleitung
  
  

Mit dem Drop-Down Menü (2) können Sie aus allen vorhandenen Listen die gewünschte Zielliste für die Nachricht auswählen.

Im grossen Eingabebereich (3) auf dem Karteireiter „HTML – Entwurf“ können Sie Ihre Nachricht entwerfen oder auch eine vorhandene HTML-Seite importieren und diese weiter bearbeiten. Sollten die Bearbeitungsmöglichkeiten nicht ausreichen, können Sie den Entwurf auch mit Ihrem gewohnten Webeditor bearbeiten, ohne dass Sie Ihre Arbeit mit MaiList Controller beenden müssen. Klicken Sie dazu auf den Punkt „Mit externem HTML Editor öffnen“. Der Entwurf wird darauf hin mit dem entsprechenden Editor geöffnet. Bearbeiten Sie nun hier den Entwurf und speichern Sie ihn am Ende ab (ohne den Namen zu ändern). Schliessen Sie nun den Webeditor und klicken Sie dann in dem kleinen Fenster auf den Button „Jetzt aktualisieren“. Der Entwurf wird dann vom MailList Controller Editor automatisch neu eingelesen und alle vorgenommenen Änderungen werden übernommen.

Bitte beachten Sie, dass Nachrichten im HTML – Format von Emailprogrammen aus Sicherheitsgründen oft gar nicht oder nur unvollständige dargestellt werden. Sie können deshalb vorsichtshalber die Nachricht auch in reiner Textform mitsenden. Klicken Sie dazu auf den Karteireiter „Nur Text“ und dort auf den Punkt „Text aus dem HTML-Entwurf verwenden“. MaillList Controller übernimmt dann automatisch den gesamten Text aus dem HTML-Entwurf.

Die Schaltflächen (4) dienen zur Personalisierung der Nachricht. Wählen Sie zuerst mit dem Drop-Down Menü „Feld“ das gewünschte Datenbankfeld aus. Dieses Feld kann nun wahlweise in den Entwurf eingefügt werden („Feld in Text einfügen“) oder in die Nachrichtenzeile An (Feld in „An“ einfügen) oder auch in die Betreff – Zeile der Email („Feld in Betreff einfügen“).  Alle Schaltflächen (5) dienen zur Bearbeitung des Entwurfs.

Eine neue Nachricht erstellen

Starten Sie den Editor, indem Sie im Hauptfenster auf „Neue Nachricht“ klicken. Nach dem Start wird automatisch der Karteireiter „HTML – Entwurf“ angezeigt.

Wählen Sie nun zuerst die Liste aus, an die die Nachricht versendet werden soll. Durch die Auswahl wird im Feld „Von“ plötzlich Text angezeigt. Dieser Text ist die von Ihnen beim Anlegen der Liste vergebene Bezeichnung. Sie können diesen Text jederzeit in den Listeneinstellungen bearbeiten.

Auch die Box "Felder" füllt sich automatisch mit den Werten aus der Liste, die alle zur Personalisierung der Nachricht benutzt werden können.

In das Feld "An" wird automatisch die Emailadresse des Empfängers eingetragen. Sie können hier auch weiteren Text (inkl. Personalisierung) eingeben. Der Inhalt des Feldes "Betreff“ ist frei definierbar und kann ebenfalls personalisiert werden. Das Feld "Beschreibung“ dient nur zu Ihrer internen Verwendung und erscheint nicht in der Email. Nachdem alle notwendigen Voreinstellungen getroffen sind, kann der eigentliche Nachrichtentext erstellt werden. 

Mitgelieferte Vorlagen verwenden

Mit dem Programm werden etliche Designvorlagen für Newsletter und Infomails mitgeliefert. Diese Vorlagen können frei verwendet und abgeändert werden. Klicken Sie auf "Vorlagen", um eine Übersicht über alle mitgelieferten Entwürfe zu bekommen.

Nachrichten im Text- und HTML - Format

Reine Textnachrichten bieten nicht den optischen Reiz und die Möglichkeiten einer HTLM-Email, z.B. verschiedene Schriftarten und Grafiken, können aber sicher von jedem Emailprogramm korrekt dargestellt werden. Auch jede Textnachricht kann ohne Probleme personalisiert werden.

Textnachrichten können Sie im Editor auf dem Karteireiter "Nur Text - Entwurf" erstellen. Neben den Grundfunktionen zur Erstellung von Textnachrichten bietet MailList Controller auch eine bequeme Möglichkeit, aus einer bereits erstellten HTML-Nachricht eine Textnachricht zu machen. 

Klicken Sie dazu einfach auf den Button "Text aus dem HTML-Entwurf verwenden". Das Programm übernimmt daraufhin den gesamten Text aus dem HTLM-Entwurf und fügt ihn auf dem Textfenster ein. Es kann sein, dass Sie lediglich die Formatierung noch etwas überarbeiten müssen.

Sollten Sie die Nachricht personalisiert haben, können Sie sich auf dem Karteireiter "Vorschau für Nur Text" jederzeit eine Voransicht mit ausgefüllten Datensätzen anzeigen lassen. So ist eine optimale Kontrolle über die Korrektheit der Nachricht gewährleistet.

HTML – Nachrichten können im Gegensatz zu reinen Textnachrichten auch Grafiken und Formatierungen wie Tabellen enthalten. Ausserdem stehen verschiedene Schriftarten und Farben zur Verfügung. Leider zeigen etliche Emailprogramme HTML – Nachrichten aus Sicherheitsgründen nur teilweise oder gar nicht an. Auch bei einer HTML – Nachricht stehen alle verfügbaren Datenfelder der Liste zur Personalisierung zur Verfügung.

Sollten Ihnen die technischen Möglichkeiten des programminternen Editors nicht reichen, können Sie jederzeit fertige Vorlagen öffnen und diese als Vorlage für Ihre Nachricht verwenden. Alternativ können Sie auch direkt während der Erstellung einen anderen Editor in die Bearbeitung mit einbinden, ohne die Arbeit mit dem programminternen Editor beenden zu müssen.

Personalisierung von Nachrichten

Alle Nachrichten können mit den Daten aus Ihrer Empfängerliste personalisiert werden. Für die Personalisierung werden innerhalb des Textes Platzhalter der Form [PLATZHALTER] eingefügt, die beim Versand dann automatisch durch die entsprechenden Werte aus der Empfänger - Datenbank ersetzt werden. So wird aus den Platzhaltern [ANREDE] [NACHNAME] in der Email dann automatisch "Sehr geehrter Herr Winter". 

Alle verfügbaren Datenbankfelder Ihrer Empfängerliste werden sichtbar, sobald Sie im Editor eine Liste ausgewählt haben. Wählen Sie das gewünschte Feld aus (hier z.B. EMAIL) und platzieren Sie dann einen Platzhalter für dieses Datenbankfeld an der gewünschten Position … entweder im Textfenster, in der Zeile "An" oder in der Zeile "Betreff".

Beim Versand der Nachricht durchsucht MailList Controller die gesamte Nachricht nach diesen Platzhaltern und ersetzt sie in jeder Email durch die entsprechenden Werte aus der Empfängerdatenbank.

WICHTIG: Benennen Sie die Platzhalter keinesfalls um, da MailList Controller sie sonst nicht mehr erkennen und ersetzen kann.

Überprüfung der Personalisierung I - Voransicht nutzen

Nachdem Sie alle gewünschten Platzhalter eingefügt haben, können Sie sofort kontrollieren, ob alle Werte passen. Wechseln Sie dazu auf den Karteireiter "Vorschau für HTML - Entwurf".

Hier werden alle gefundenen Platzhalter durch richtige Werte aus der Empfängerdatenbank ersetzt. Mit den kleinen Pfeiltasten können Sie zusätzlich alle Datensätze durchblättern.

Überprüfung der Personalisierung II - Testnachricht versenden

Es gibt eine weitere Möglichkeit, um die Nachricht zu überprüfen … eine Testnachricht an Sie selbst. Klicken Sie dazu auf "Email testen" im oberen Menü und geben Sie als Zieladresse Ihre eigene Emailadresse an. Holen Sie danach die Email mit Ihrem normalen Emailprogramm ab, um die Nachricht auf Korrektheit hin zu überprüfen.

Auch die Personalisierung kann so überprüft werden. Wenn die Option "Felder zur Kontrolle der Personalisierung ..." aktiviert ist, werden alle eingefügten Platzhalter mit den Werten aus der Empfängerdatenbank ausgefüllt.

Grafiken in Nachrichten einbinden

In jede Nachricht (nur im HTML - Format) können beliebig viele Grafiken integriert werden. Dies kann auf zwei Arten geschehen …

• Direkt eingebettete Grafiken
  Die Grafik liegt dabei lokal auf Ihrem Computer oder Netzwerk und ist direkt in die Nachricht eingebettet. Ein Nachteil ist, dass die Grösse der Email durch die Grafiken enorm zunehmen kann.
  

• Verlinkte Grafiken
  Innerhalb der Nachricht wird dabei nur ein Link auf eine im Internet liegende Grafik angelegt. Erst beim Empfänger wird die Grafik dann aus der angegebenen Quelle, z.B. Ihrem Server geladen. Vorteil … die Nachricht bleibt dadurch klein.
  
  Geben Sie dazu die Adresse [z.B. http://www.mein_server.abc/grafik_01.gif] der Grafik im Feld "Bildherkunft" ein. Ob die Grafik korrekt geladen wird, können Sie anhand der Voransicht (auf dem Karteireiter "Vorschau - HTML") kontrollieren.
  
  

Source Mode - Entwürfe ohne Änderungen importieren

Bei importieren Vorlagen und Entwürfen (z.B. aus Adobe Dreamweaver) kann es zu einer automatischen Reformatierung des Quelltextes im programminternen Editor kommen. Dies ist meist nicht erwünscht und kann das Layout der Nachricht durcheinander bringen.

Um diese Reformatierung zu verhindern, können Sie die Option „Source Mode“ auf dem Karteireiter „HTML - Quelltext“ aktivieren. Alle importieren HTML-Entwürfe werden dann ohne Änderungen übernommen.

Dateianhänge / Attachments

Jeder Nachricht können beliebig viele Dateien als Anhang beigefügt werden. Diese Attachments werden beim Versand mit jeder Nachricht an alle Empfänger verschickt. Dies kann den Sendeprozess enorm verlängern. Deshalb sollten die Anhänge in Menge und Grösse so klein wie möglich gehalten werden.

Zur Kontrolle sehen Sie auf dem Karteireiter "Angefügte Dateien" in der Tabelle alle Dateien und Grafiken, die für die Nachricht verwendet werden. Grafiken, die innerhalb des HTML-Parts verwendet werden, erkennen am Content-Type.

Reine Attachments, die mit der Nachricht verschickt werden sollen, haben die Content-ID "Attachment".

Eine Sonderstellung nimmt hier die Option "HTML – Inhalt übernehmen" ein. Mit ihrer Hilfe können Sie reinen HTML-Content wie z.B.CSS oder Java-Scripte zu der Nachricht hinzufügen. Wählen Sie dazu die entsprechende Datei mittels der Option aus, um sie danach in den HTML-Quelltext einzubinden.

"Dateianhang auswählen" öffnet eine Auswahlbox, um eine Datei als Anhang auszuwählen, "Anhang löschen" entfernt das ausgewählte Attachment aus der Email.

Einen anderen HTML – Editor verwenden

Der programminterne HTML-Editor ermöglich die Erstellung auch komplexer HTML-Nachrichten. Trotzdem kann er nicht den Funktionsumfang spezialisierter Software für das Erstellen von Newslettern im HTML - Format bieten. Deshalb können Sie diese Programme optimal in den Arbeitsablauf mit einbinden.

Sie können dabei jederzeit auf die Leistungen Ihres gewohnten HMTL-Editors zugreifen, ohne die Arbeit mit dem MailList Controller unterbrechen zu müssen. 

Wir wollen im Text eine Tabelle einzufügen. Dies soll mit einem externen HTML-Editor erfolgen. Klicken Sie dazu auf "Externer Editor". Der Entwurf wird darauf hin in Ihrem standardmässig benutzten HTML-Editor geöffnet.

WICHTIG: Bitte gehen Sie nun exakt in der beschriebenen Reihenfolge vor …

1. Nehmen Sie im externen Editor die gewünschten Änderungen vor
2. Speichern Sie nach der Bearbeitung die Datei ab (Name und Pfad nicht ändern !)
3. Schliessen Sie den externen Editor
4. MailList Controller zeigt Ihnen ein Hinweisfenster an ...
5. Klicken Sie hier "Jetzt aktualisieren", um alle gemachten Änderungen zu übernehmen

Nachrichtenentwürfe speichern und wiederverwenden

Alle mit den Editor erstellten Nachrichten können Sie speichern, wiederverwenden und nachbearbeiten. Beim Speichern werden alle Einstellungen der Email übernommen. Dazu zählen die ausgewählte Empfängerliste, die Felder "Von", "An" und "Betreff", die Beschreibung der Nachricht und natürlich die eigentliche Email inkl. aller Dateianhänge.

Klicken Sie auf "Speichern" im oberen Menü, um die komplette Nachricht als Entwurf abzuspeichern. Alle abgespeicherten Entwürfe finden Sie im Hauptprogramm auf dem Karteireiter "Nachrichten Entwürfe". Um eine Nachricht vor dem Beenden des Editors zu speichern, klicken Sie auf "Speichern & Ende".


Veränderten Entwurf abspeichern
Wollen Sie die Nachricht nach der Bearbeitung abspeichern, ohne den Originalentwurf zu verändern, dann benutzen Sie die Option "Als neue Nachricht speichern" im Menüpunkt "Datei". Wenn Sie erneut nur auf "Email speichern" klicken, wird der ursprüngliche Entwurf überschrieben.


Einzelne Nachrichtenteile bearbeiten und speichern
Eine Nachricht setzt sich aus mehreren Teilen zusammen. Den Text- und HTML-Part einer Email können Sie jederzeit separat importieren, bearbeiten und abspeichern. Dies sei am Beispiel der HTML-Nachricht dargestellt.

Ein Klick auf das Disketten-Symbol öffnet einen Dialog, in dem Sie den Zielort für den Entwurf festlegen können. Analog können Sie so ein HTML-Dokument in den Editor laden oder ein komplett leeres Blatt erzeugen. All diese Optionen können Sie auch für Textentwürfe ("Nur Text") verwenden.

Versand mit dem  gewohnten Emailprogramm

Sie können Newsletter an alle Mitglieder eine Empfängerliste auch mit Ihrem gewohnten Emailprogramm, also z.B. MS Outlook oder Thunderbird versenden. Dies hört sich im ersten Moment seltsam an, aber MailList Controller bietet Ihnen auch diese Möglichkeit. 

Genaue Informationen zu dieser Art von Versand finden Sie hier ...

Testnachrichten

Testnachrichten sind die optimale Möglichkeit, eine erstellte Nachricht vor dem Versand an eine Empfängerliste zu überprüfen. Fehler in der Nachricht können sonst schnell zu ungewollten Ergebnissen und Reaktionen führen. Nutzen Sie deshalb vor den richtigen Versand immer die Möglichkeit einer Testnachricht.

Klicken Sie dazu im oberen Menü auf den Punkt "Email testen" und geben Sie als Zieladresse Ihre eigene Emailadresse an. Um auch die Personalisierung zu überprüfen, muss die Einstellung "Felder zur Kontrolle ..." aktiviert sein. Dann werden alle eingefügten Platzhalter durch reale Datensätze aus der Empfängerdatenbank erstetzt.

Holen Sie nach dem Versand die Testnachricht mit Ihrem normalen Emailprogramm ab und überprüfen Sie die Email auf ihre Korrektheit. Wenn alles in Ordnung ist, steht dem Versand an alle Mitglieder der Empfängerliste nichts mehr im Weg.

Sendezeitpunkt und Versandstatus

Nach all den Mühen der Erstellung kann endlich der Versand der Nachricht an die Mitglieder der Liste erfolgen. Klicken Sie dazu im Editor auf das Symbol "Email versenden".

Der Editor wird geschlossen und es öffnet sich der Sendedialog. Im unteren Bereich sehen Sie eine Zusammenfassung der Einstellungen für den Versand.

Den Sendezeitpunkt der Nachricht können Sie wie folgt festlegen …

• Nachricht sofort versenden
  Die Nachricht wird unverzüglich zu den anstehenden Sendeaufgaben hinzugefügt und verschickt.

• Nachricht an folgendem Zeitpunkt versenden ...
  Hier kann ein beliebiger Zeitpunkt festgelegt werden, an dem die Nachricht verschickt werden soll. Achten Sie darauf,
  dass Maillist Contoller zu diesem Zeitpunkt auch aktiv ist, da sonst kein Versand möglich ist.
  
  

Nachrichtenversand an Untergruppen

Die Nachricht muss nicht zwangsläufig an alle Mitglieder der Empfängerliste versendet werden. Sie können auch eine Untergruppe auswählen. Aktivieren Sie dazu die Option "Nachricht nur an folgende Untergruppe versenden".

Auf diesem Bildschirm können Sie nun Abfragen erzeugen, so dass nur bestimmte Datensätze der Empfängerliste auswählt werden und dann Nachrichten nur an diese Untergruppe sendet.

Es können zwei Filter gleichzeitig eingesetzt werden. Wählen Sie zuerst den Feldnamen aus … MailList Controller zeigt hier alle verfügbaren Datenbankfelder an. In unserem Beispiel soll das Feld "Anrede" verwendet und gefiltert werden. Reicht ein Datenbankfeld für die Abfrage, so dass das zweite Feld nicht benötigt wird, dann wählen Sie hier den Feldnamen <n/a> aus.

Soll eine Nachricht nur an Empfänger versendet werden, die sich seit der letzten Aussendung neu eingetragen haben, dann aktivieren Sie hier die Option "Nur für neu hinzugekommene Empfänger verwenden".

Folgende Abfrageoperatoren stehen zur Verfügung:

• Equal: = 'string'
  z.B. [Name] = 'Müller'
  liefert alle Empfänger mit dem Namen Müller

• Unequal: <> 'string'
  z.B. [Name] <> 'Meier'
  liefert alle Empfänger, der Name NICHT Meier ist

• Like: LIKE '%string%'
  Diese Anweisung sucht nach Textteilen, 
  z.B. liefert [Name] LIKE 'M%' alle Namen, die mit M beginnen.
  [Name] LIKE '%x' liefert alle Namen, die mit einem x enden.
  [Name] LIKE '%abc%' liefert alle Namen, die die Zeichenkette abc enthalten 

• Not Like: NOT LIKE '%string%'
  entspricht der LIKE – Anweisung, aber es werden alle Datensätze angezeigt, die die angegebenen Zeichen NICHT enthalten.

• In: IN string1, string2, ...
  sucht alle Datensätze, die eine der angegebenen Zeichenketten enthalten.
  z.B. [Name] IN ('Müller','Meier','Huber') liefert alle Empfänger mit den Namen Müller, Meier und Huber
  
  

Die ganz unten angezeigte WHERE - Bedingung wird anhand der getroffenen Einstellungen automatisch generiert und führt für den Versand die Datenbankabfrage durch.

Mit der Option "Nur für neue Empfänger ..." ist es möglich, Nachrichten nur an Listenmitglieder zu versenden, die sich seit der letzten Aussendung neu in die Liste eingetragen haben.


Datenbankabfragen bei einer externen Datenbank / Empfängerliste

Ist die Empfängerliste vom Typ "Externe Empfängerliste", werden alle verfügbaren Datenbankfelder angezeigt. Die Abfrageoperationen müssen hier allerdings selbst erstellt werden.

Für die Abfrage können alle verfügbaren Datenbankfelder verwendet werden.Geben Sie alle gewünschten Anweisungen für die Abfrage in der Zeile unter „WHERE [Email] ...“ ein.

Hier eine kleine Übersicht über die am häufigsten verwendeten SQL Operatoren:

• SQL Range Operators: < <= > >=

• SQL Equality Operators: = <>

• SQL Logical Operators: AND OR

• SQL - In: [fieldname] IN ('value1','value2','value3', ... );

• SQL - Like: [fieldname] LIKE '%substring%'
  

Mit der Option "Vorschau der Abfrage" können Sie sich die Empfänger anzeigen lassen, die durch die Abfrage ausgewählt wurden und die die Nachricht erhalten werden.

Sendeaufgaben

Alle anstehenden Aussendungen werden im Hauptfenster auf dem dem Karteireiter "Ausgehende Nachrichten" aufgelistet. Eine für einen späteren Zeitpunkt vorgesehene Aussendung kann mit der Option "Nachricht sofort versenden" augenblicklich vorgenommen werden.

Um den Versand einer Nachricht zu unterbinden, klicken Sie diese in der Übersicht an und wählen dann die Option "Versand unterbrechen".