Die Empfängerlisten für einen Newsletter

• Empfängerlisten vom Typ I ... verwaltete Empfängerlisten
• Empfängerlisten vom Typ II ... Zugriff auf eine externe Empfängerliste

Beim Anlegen einer neuen Empfängerliste können Sie jeweils entscheiden, welcher Typ benutzt werden soll. Es ist damit möglich, völlig unterschiedliche Empfängerlisten anzulegen. Liste A für den betriebsinternen Newsletter kann also z.B. vom Typ I sein, während Liste B mit den Daten Ihrer Kunden vom Typ II ist.

Egal, welchen Listentyp Sie einsetzen ... für jede Liste können Sie bis zu fünfzehn frei definierbare Felder anlegen [z.B. Emailadresse, Name und Anrede] und diese Daten dann zur Personalisierung der Nachrichten verwenden.

Listentyp I - Verwaltete Empfängerlisten

Alle Daten werden in einer programminternen Datenbank erfasst, die komplett vom MailList Controller verwaltet wird.  Dieser Listentyp ist ideal, wenn der Versand von Newslettern ein geschlossenes System darstellen soll. Die vorhandenen Daten der Empfänger können natürlich jederzeit zur weiteren Verwendung exportiert werden. Weitere Daten können durch direkten Import aus einer anderen Quelle zu den Listen hinzugefügt werden.

Listentyp II - Zugriff auf eine externe Datenbank in Echtzeit

MailList Controller referenziert auf eine externe, bereits vorhandene Datenquelle (z.B. eine Kundendatenbank) und wird dadurch zum "Front-End" für diese Datenbank. Er übernimmt beim Versand der Emails automatisch die Personalisierung, die externe Datenquelle wird dabei nicht verändern ! Alle notwendigen Daten werden erst direkt während des Sendevorgangs in Echtzeit aus der externen Datenbank entnommen.

Externe Sendekonten

Wenn sich Personen in die Empfängerliste für einen Newsletter eintragen wollen, gibt es dafür zwei verschiedene Verfahrensweisen ...

Verfahren 1 ... Single Opt In

Das einfachere Verfahren nennt man  Single Opt In, das nach folgendem Schema abläuft. Eine Person trägt sich mit seiner Email-Adresse in eine Abonnentenliste ein und bekommt ab diesem Zeitpunkt jeden Newsletter automatisch zugesendet, der an die Abonnenten dieser Empfängerliste geschickt wird.

Diese Methode ist bequem, hat aber zwei grosse Nachteil ... erstens kann jeder irgendeine Email-Adresse in irgendwelche Newsletter-Listen eintragen ... d.h. Person A kann auch Person B, die sie nicht leiden kann, in diverse Empfängerlisten eintragen.

Zweitens können die eingegebenen Daten für die Emailadresse schlicht falsch sein, z.B. durch einen Rechtschreibfehler. In diesem Fall wird der Abonnent nie einen Newsletter erhalten.

Beide Nachteile beim Single Opt In entstehen durch die nicht vorhandene Möglichkeit, gemachte Eingaben auf Echtheit zu überprüfen. Probleme sind in solchen Fällen fast automatisch vorprogrammiert und auch der Betreiber eines Versandsystems für Newsletter kann rechtliche Schwierigkeiten bekommen, wenn seine Seriennachrichten an Personen geschickt werden, die dies nicht wünschen.

Notwendig sind deshalb Möglichkeiten, gemachte Angaben zu überprüfen ... ist der Abonnent auch wirklich die Person, für die sie sich ausgibt und stimmt der Syntax der angegebenen Emailadresse? Die richtige Schreibweise der verwendeten Mailadresse kann bei der Eintragung über ein Webformular sehr einfach durch zwei Eingabefelder überprüft werden. Der Listenabonnent gibt dabei seine Emailadresse zweimal hintereinander ein, stimmen beide Adressen syntaktisch überein, wird die Emailanschrift akzeptiert. Ansonsten ist die erneute Eingabe notwendig.

Das Problem der Newsletter-Eintragung durch falsche Personen lässt sich relativ sicher mit dem sogenannten Double Opt In - Verfahren in den Griff bekommen.

Verfahren 2 ... Double Opt In

Die Vor- und Nachteile der Single Op In - Methode zum Eintrag in eine Newsletter - Liste wurden hier ja schon erläutert. Um die angegebene Emailadresse auf ihre Korrektheit hin zu überprüfen, bietet sich deshalb eine zweite Methode für das Abonnieren eines Newsletters an ... das sogenannte Double Opt In.

Der erste Schritt verläuft bei diesem Verfahren identisch zum Single Opt In. Eine Person gibt seine Emailadresse z.B. in ein Webformular ein. Diese Adresse wird aber nun nicht automatisch in die Empfängerliste eingetragen. Die Newsletter - Software schickt darauf hin wiederum eine Email an die angegebene Adresse mit der Bitte, die Email und damit das Einverständnis zum Erhalt des Newsletters zu bestätigen ... diese Aktion wird durch den Begriff Double Opt In beschrieben.

Da im Regelfall nur die entsprechende Person auch zum Empfang der eigenen Email - Adresse befähigt ist, kann so sichergestellt werden, dass nun auch die betroffene Person über den gewünschten Eintrag in die Newsletter - Liste informiert wird.

Ist diese Person mit dem Absender der ersten Email identisch, wird sie sich auch mit dem Abonnement einverstanden erklären. Dazu reicht es, wenn die Person die empfangene Bestätigungs - Email an die Liste zurücksendet. Sobald das Newsletter - System diese Email empfängt, wird die Person mit der angegebenen Emailadresse zu den Empfängern hinzugefügt.

Weitere Daten, die in das Formular eingegeben wurde wie z.B. Name, Anschrift usw. werden beim Einsatz einer entsprechenden Software wie dem MailList Controller natürlich dann ebenfalls in die Empfängerliste mit eingetragen und können dann jederzeit z.B. zur Personalisierung der Newsletter verwendet werden.

Das Bestätigen der Email bedeutet leider einen etwas höheren Aufwand für die Person, die sich in die Empfängerliste eintragen will, aber erhöht die Sicherheit für den Betreiber des Newsletters enorm.

Bei der Realisierung eines Newsletter - Systems sollte deshalb für das Eintragen immer die Methode Double Opt In verwendet werden.