So exportieren Sie Kontaktgruppen und Verteilerlisten


Wählen Sie zunächst im Hauptfenster die gewünschte Verteilerliste aus und öffnen Sie den Exportdialog durch einen Klick auf "Kontakte exportieren" im linken Menü.

 

Hier können nun alle Kontakte der Verteilerliste oder auch nur spezielle Untergruppen wie die ausgetragenen Kontakte für den Export ausgewählt werden. Geben Sie auch noch das Zielformat für den Export und den Speicherort für die Zieldatei an.

 

Je nach gewähltem Listentyp ( ->Infos ) und dem Format der Exportdatei unterscheidet sich der Exportumfang. Wichtig ... überprüfen Sie nach einem Export unbedingt, ob die gewünschten Empfänger gespeichert wurden ...

 

Standard - Verteilerliste (Programminterne Liste)

Die Software speichert die kompletten Empfängerdaten in einer internen Datenbank. Dies schliesst auch den Status der Empfänger (Aktiv, Unbestätigt, Ausgetragen, Unerreichbar) mit ein.

 

Export in eine Access - Datenbank

In der Access - Datenbank wird für jeden gewählten Status eine separate Tabelle angelegt.

  • Alle Kontakte ... es werden alle vorhandenen Empfänger in eine Tabelle exportiert
  • Aktive Kontakte ... es werden alle Empfänger mit dem Status "Aktiv" in eine Tabelle exportiert
  • Unbestätigte Kontakte ... es werden alle per Double OptIn eingetragenen und noch unbestätigten Empfänger in eine Tabelle exportiert
  • Ausgetragene Kontakte ... es werden alle Empfänger mit dem Status "Ausgetragen" in eine Tabelle exportiert
  • Unerreichbare Kontakte ... es werden alle unerreichbaren Empfänger in eine Tabelle exportiert

 

Export in eine Textdatei

Bei dem Export in eine Textdatei (Format csv) kann pro Datei nur ein Status ausgewählt werden, weil eine Textdatei keine Tabellen enthalten kann.
Jeder Status kann somit nur jeweils in eine eigene Textdatei exportiert werden.

  • Alle Kontakte ... es werden alle vorhandenen Empfänger unabhängig vom Status in eine Textdatei exportiert
  • Aktive Kontakte ... es werden alle Empfänger mit dem Status "Aktiv" in eine Textdatei exportiert
  • Unbestätigte Kontakte ... es werden alle per Double OptIn eingetragenen und noch unbestätigten Empfänger in eine Textdatei exportiert
  • Ausgetragene Kontakte ... es werden alle Empfänger mit dem Status "Ausgetragen" in eine Textdatei exportiert
  • Unerreichbare Kontakte ... es werden alle unerreichbaren Empfänger in eine Textdatei exportiert

 

 

Verlinkte Liste (Verknüpfung mit einer vorhandenen Daten bzw. Datenbank)

Die Empfänger werden hier nicht in der internen Datenbank gespeichert. Für den Versand werden die Empfänger aus der beim Anlegen der Liste ausgewählten Datei bzw. Datenbank abgerufen. Programmintern wird nur gespeichert, ob sich ein Empfänger ausgetragen hat oder nicht erreichbar ist.

Das Programm führt somit eine Art Negativliste, die beim Versand mit der verknüpften Datei bzw. Datenbank abgeglichen wird. Bei einem Export aus dem Programm wird somit nur der programminterne Datenbestand exportiert. Die eigentlichen Empfängerdaten können über die verknüpfte Datei bzw. Datenbank exportiert werden. Deshalb ist hier die Exportoption für den Status "Aktive Kontakte" nicht verfügbar.

 

Export in eine Access - Datenbank

In der Access - Datenbank wird für jeden gewählten Status eine separate Tabelle angelegt. Bei diesem Listentyp werden aber nur Status-informationen (Emailadresse und Status) exportiert und nicht der komplette Datensatz. Die eigentlichen Empfängerdaten finden Sie in der mit dem Programm verknüpften Datei bzw. Datenbank.

  • Alle Kontakte ... es werden die Emailadressen der Empfänger mit dem Status "Ausgetragen" und "Unerreichbar" in eine Tabelle exportiert
  • Aktive Kontakte ... diese Option ist bei diesem Listentyp nicht verfügbar
  • Unbestätigte Kontakte ... diese Funktion wird bei diesem Listentyp nicht verwendet
  • Ausgetragene Kontakte ... es werden die Emailadressen der Empfänger mit dem Status "Ausgetragen" in eine Tabelle exportiert
  • Unerreichbare Kontakte ... es werden die Emailadressen der Empfänger mit dem Status "Unerreichbar" in eine Tabelle exportiert

 

Export in eine Textdatei

Bei dem Export in eine Textdatei (Format csv) kann pro Datei nur ein Status ausgewählt werden, weil eine Textdatei keine Tabellen enthalten kann.
Jeder Status kann somit nur jeweils in eine eigene Textdatei exportiert werden. Bei diesem Listentyp werden aber nur Statusinformationen (Emailadresse und Status) exportiert und nicht der komplette Datensatz. Die eigentlichen Empfängerdaten finden Sie in der mit dem Programm verknüpften Datei bzw. Datenbank.

  • Alle Kontakte ... es werden die Emailadressen der Empfänger mit dem Status "Ausgetragen" und "Unerreichbar" in eine Textdatei exportiert
  • Aktive Kontakte ... diese Option ist bei diesem Listentyp nicht verfügbar
  • Unbestätigte Kontakte ... diese Funktion wird bei diesem Listentyp nicht verwendet
  • Ausgetragene Kontakte ... es werden die Emailadressen der Empfänger mit dem Status "Ausgetragen" in eine Textdatei exportiert
  • Unerreichbare Kontakte ... es werden die Emailadressen der Empfänger mit dem Status "Unerreichbar" in eine Textdatei exportiert