Einstellungen einer Verteilerliste öffnenFür jede Empfängerliste gibt es etliche Einstellungen, die nur die jeweilige Liste betreffen wie die Anzahl und Art der Felder mit den Kontaktinformationen. Fast alle Einstellungen für eine Liste können geändert werden. Klicken Sie dazu die gewünschte Empfängerliste an und wählen Sie dann den Punkt „Listeneinstellungen bearbeiten“.
Listenname und BeschreibungAuf dem Karteireiter "Grundeinstellungen" finden Sie die Einstellungen zum Namen und der Beschreibung der Liste.
Emailadresse und AbsenderDie Emailadresse ist eine sehr wichtige Einstellung. Unter dieser Adresse ist Ihre Verteilerliste von aussen für Neueintragungen und nicht zustellbare Rückläufer erreichbar. Wenn Sie solche Funktionen nutzen möchten, dann sollten Sie für jede Liste eine eigene Emailadresse verwenden. Nur dann können neue Nachrichten auch der richtigen Liste zugeordnet werden.
Datenbankverbindung und DatenbankfelderAuf dem Karteireiter "Datenbank" finden Sie die Angaben zur Datenbank, in der die Empfängerdaten der Liste gespeichert werden. Hier werden auch alle verfügbaren Felder der Liste angezeigt und hier können Sie bei Bedarf weitere Datensätze hinzufügen bzw. bestehende Datenbankfelder umbenennen. Alle hier aufgelisteten Felder können für die Personalisierung von Nachrichten verwendet werden.
Wenn Sie für die Liste ein weiteres Feld benötigen, dann können Sie hier ein neues anlegen. Klicken Sie dazu auf "Neues Feld anlegen". Im gezeigten Beispiel wird ein Feld mit dem Namen "Field_2" erzeugt. Klicken Sie den Eintrag an, um den Feldnamen zu ändern.
Eingehende NachrichtenHier können Sie festlegen, ob und wie neue Nachrichten bearbeitet vom Programm werden sollen. Wenn fehlerhafte Nachrichten (z.B. nicht zustellbare Rückläufer) sowie Ein- und Austragungen bearbeitet werden sollen, muss die Option „Bearbeitung eingehender Nachrichten aktivieren“ eingeschaltet werden. Nur dann kann das Programm Emails auch empfangen und bearbeiten. Bitte beachten Sie, dass dann auch die Angabe eines Posteingangsservers notwendig ist.
POP3 - Optionen MailList Controller wertet alle neu ankommenden Emails automatisch aus. Wenn Sie ein POP3 - Emailkonto eingestellt haben, dann gibt es für Nachrichten, die nicht für die Liste bestimmt sind, folgende Optionen …
IMAP - Optionen Wenn Sie für die Verteilerliste ein IMAP - Emailkonto eingestellt haben, dann verschiebt die Software Emails nach der Bearbeitung automatisch in den Ordner "MailList Controller", damit de Posteingang frei bleibt ... andere, nicht für die Liste bestimmte Nachrichten werden ignoriert.
Schlüsselwörter für Ein- und AustragungenPersonen können sich selbst in eine Empfängerliste ein- oder austragen, z.B. über ein Webformular, das eine Email an die Software schickt. MailList Controller wertet dazu die neue Email aus und sucht in der Betreff-Zeile nach Schlüsselwörtern. Diese Schlüsselwörter können Sie für jede Liste beliebig festlegen. Wenn MailList Controller also eine Nachricht empfängt, die an eine Liste gerichtet ist und ein Schlüsselwort in der Betreff-Zeile findet (z.B. Eintragen), so wird der Absender dieser Email automatisch in die entsprechende Empfängerliste aufgenommen. Mehr Infos, wie Sie ein Formular für Ein- und Austragungen erstellen, finden Sie hier (Link) oder klicken Sie im Programm auf den Button „Ein- und Austragungen per Webformular“.
Schlüsselwörter in Newslettern und Autoresponder - Nachrichten Die Schlüsselwörter können Sie auch in Ihren Newslettern oder Autoresponder - Nachrichten verwenden. Autoresponder - Emails sind Bestätigungs- oder Anwortnachrichten z.B. bei Ein- oder Austragungen. Die Software kann diese Mails automatisch an Personen versenden, die sich ein- oder ausgetragen haben. Erfahren Sie hier (Link) mehr über Schlüsselwörter für den Autoresponder.
Posteingangsserver POP3 / IMAPEin Posteingangsserver muss nur dann angegeben werden, wenn MailList Controller auch Emails empfangen soll, z.B. damit sich Personen selbst in die Liste eintragen können oder nicht zustellbare Nachrichten (sog. Rückläufer) automatisch erkannt werden sollen.
Die meisten Mailserver benutzen zwischenzeitlich das SSL (Secure
Socket Layer) – Protokoll zur verschlüsselten und damit sicheren
Datenübertragung. Sollte dies auch bei Ihrem Posteingangsserver
der Fall sein, dann aktivieren Sie die entsprechende Option, da
sonst keine Nachrichten empfangen werden können.
Postausgangsserver SMTPDie Angabe eines Postausgangsservers ist auf jeden Fall erforderlich, damit Nachrichten an die Empfängerliste auch versendet werden können. Achten Sie auch hier darauf, dass Sie besonders bei der Authentifizierung die richtige Option einstellen. Fast alle Mailserver verwenden zwischenzeitlich eine verschlüsselte Verbindung.
Nachrichten - und Versandlimit beim PostausgangsserverEinige Mailserver haben eine künstliche Begrenzung bei der Versandmenge von Nachrichten. Meist sind nur eine bestimmte Anzahl von Nachrichten pro Zeiteinheit möglich oder der Server legt nach einer gewissen Anzahl von Emails eine Pause ein. Hier können Sie den Versand bzw. die Menge Ihrer Newsletter exakt an solche Vorgaben anpassen.
Weitere ListeneinstellungenDie folgenden Einstellungen finden Sie aufgrund der umfangreichen Infos auf separaten Anleitungsseiten ...
Weitere ProgrammeinstellungenDie folgenden weiteren und wichtigen Einstellungen, die sich auf das gesamte Programmverhalten auswirken, finden Sie auf separaten Anleitungsseiten ...
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